DGA/DPAP/CATOD - Secrétaire des managers

Le CATOD est un organisme composé d'environ 160 personnes dont plus de 130 niveaux 1. Ces personnes travaillent en lien étroit avec les états-majors des armées et de nombreuses entités de la DGA, des industriels et des partenaires étrangers.
Dans le cadre de leur travail, les agents du CATOD sont amenés à animer un certain nombre de réunions, à rédiger des documents (dont un grand nombre est classifié). Répartis sur deux bâtiments et plusieurs étages, les managers ont besoin d'un soutien de proximité pour les assister dans leurs tâches organisationnelles et rédactionnelles.

Le titulaire doit assurer un soutien de qualité au profit de cadres de haut niveau en ayant pour préoccupation constante le respect des délais prescrits ainsi que la traçabilité et la protection des informations classifiées.

Assurer un suivi centralisé et méticuleux du courrier qui arrive et qui part du CATOD. Le courrier traité est Secret et très Secret, Diffusion restreinte spécial France.
Assurer aux managers du CATOD un soutien optimal et leur faciliter le quotidien en :
- maîtrisant les outils informatiques nécessaires au soutien (NeMo, TELEMAQUE, CORAIL, EUREKA, CHORUS DT, ISICO, ISIFISH, SYSMAN etc.)
- veillant à la bonne mise en forme des documents (Charte graphique, formules d'usage, destinataires, etc.) leur enregistrement et la circulation
- assistant les managers dans l'accès de leurs visiteurs au Fort de Montrouge et CATOD (info visites, accompagnement)
- gérant les demandes de prestations logistiques et leur bon déroulement (réservations salles de réunion au CATOD ou Balard, pauses café, restauration, réservations véhicules, reproduction documents, cartes visites etc)
- rédigeant des documents courants (BE, notes internes, lettres etc.)
- réalisant le classement et archivage des documents
- réalisant la transmission des infos (distribution courrier, diffusion messages collectifs)
- mettant à disposition les fournitures nécessaires au travail quotidien des managers.
Contribuer à la continuité de service de l'ensemble des assistant(e)s managers en :
- réalisant les fonctions générales des assistant(e)s de managers absent(e)s
- assurant a minima les fonctions spécifiques détenues par les autres assistant(e)s managers
Assurer le traitement du courrier « ARRIVEE » du CATOD en :
- scannant les documents
- enregistrant les documents scannés dans Arcade
- soumettant dans Arcade les courriers pour attribution
- répartissant les documents aux destinataires désignés.
Assurer le traitement du courrier « DEPART » du CATOD en :
- enregistrant le document au départ dans Arcade
- si les courriers au départ sont destinés à l'extérieur de la DGA, en faisant les copies nécessaires puis en faisant partir le document sous enveloppe.