DGEF - Assistant-e pour le bureau des fonds européens

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :
Placé au sein du bureau des fonds européens et sous l’autorité du chef de bureau et son adjoint, les missions de l’agent sont les suivantes :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique pour l’ensemble du bureau
- Planifier/organiser les rendez-vous et gérer l'agenda du chef de bureau, de son adjoint, voire des chefs de section et adjoints
- Planifier/organiser et suivre les déplacements pour les agents du bureau
- Planifier/organiser et assurer le suivi des réunions et la préparation des dossiers correspondants
- Prendre des notes et rédige les comptes rendus des réunions et comités
- Préparer les parafeurs, les bordereaux d’envoi
- Assurer la mise en forme des courriers et corrections demandées, leur envoi et leur archivage
- Assurer le suivi des courriers
- Gérer la boîte fonctionnelle de messagerie fonds-UE
- Gérer et mettre à jour les listes de contacts pour les différents comités
- Mettre à jour les annuaires et organigrammes et s’assurer des délégations de signature
- Gérer les archives du bureau
- Gérer les fournitures et les commandes du bureau
- Traiter des dossiers en propre au besoin
- Appuyer la hiérarchie dans le traitement de certains dossiers
Il peut également participer à toute autre activité du bureau le cas échéant.

Votre environnement professionnel :
La direction générale des étrangers en France (DGEF) est chargée au sein du ministère de l’intérieur de la politique d’immigration, d’asile, d’intégration et d’accès à la nationalité française. La DGEF agit dans les domaines qui couvrent l’intégralité du parcours des étrangers en France : entrée sur le territoire, séjour, travail, lutte contre l’immigration irrégulière, asile, intégration, naturalisation.    

Activités du service :
La DGEF est autorité de gestion des fonds européens asile, migration, intégration (FAMI) ; sécurité intérieure (FSI) ; frontières et visas (IGFV).
Le bureau des fonds européens (BFE) est en charge de la gestion de ces fonds européens.
 
Composition et effectifs du service :
Le service de la performance et des ressources (SPR), composé de 4 bureaux, assure l’intégralité des missions de soutien pour les directions et services de la DGEF.
Le BFE est composé de 30 agents, dont le chef de bureau et son adjoint, au sein d'un service qui comprend environ 60 personnes.
Il s'organise autour de 2 sections :
- programmation-contrôle (17 A)
- appui-valorisation (9 A)
- assistant(e) (1 B)

Liaisons hiérarchiques :
Le poste est placé sous l'autorité du chef de bureau et de son adjoint.

Liaisons fonctionnelles :
Ces missions s’effectuent principalement en lien avec le SPR, les autres bureaux du SPR, les directions métier de la DGEF, la direction de la coopération internationale de sécurité, les prestataires externes, l’autorité nationale d’audit des fonds européens et la Commission européenne.