DGEF - Secrétaire au pool secrétariat de la direction

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Au sein de l’équipe de secrétariat de la direction de l’asile, et auprès de la directrice de l’asile et des deux sous-directeurs, vous serez en charge de la bonne organisation de leur activité, notamment de leur agenda, de leur correspondance téléphonique et écrite, de leurs déplacements, de la disponibilité de leurs dossiers.
A ce titre, vous assurerez les tâches suivantes :
- Coordonner les agendas et les réunions : suivre l’agenda de la directrice et des sous-directeurs, organiser les réunions avec des partenaires extérieurs, prendre contact avec les secrétariats des différents services, réserver les salles de réunion ;
- assurer le suivi des courriers, leur mise en forme et les corrections demandées ;
- Coordonner les plannings pour les congés, gérer l’arrivée des nouveaux agents ;
- Assurer le suivi du courrier ;
- Préparer les dossiers des réunions : identification des documents nécessaires sur le réseau, en lien avec les sous-directions et départements, préparation des pochettes et des étiquettes.
- Prendre en charge les aspects logistiques de la direction, des sous-direction et des départements : organiser les déplacements (réservation des billets, des nuitées d’hôtel)
- Assurer l’accueil téléphonique et physique.

Vous contribuerez par ailleurs au bon fonctionnement de la direction par les missions suivantes :
- planifier les astreintes des cadres en lien avec le secrétariat du DGEF ;
- saisir les ordres de mission et suivre les dossiers de déplacements ;
- assurer les actes courants de la gestion du personnel (absences, maladies, congés, tableau des congés etc.)
- utiliser le logiciel Chorus pour la direction (directrice et sous-directeurs) en lien avec les fournisseurs (frais de réception, factures, commandes) ;
- gérer les déclarations de frais de représentation liés aux cartes achats ;
- procéder aux commandes de fournitures en lien avec les sous-directions.
Votre environnement professionnel :
La direction générale des étrangers en France (DGEF) est chargée, au sein du ministère de l’Intérieur, de la politique d’immigration, d’asile, d’intégration et d’accès à la nationalité française. La DGEF agit dans les domaines qui couvrent l’intégralité du parcours des étrangers en France : entrée sur le territoire, séjour, travail, lutte contre l’immigration irrégulière, asile, intégration, naturalisation.
La direction de l’asile est chargée de la conception et de l’application du droit d’asile, et de l’animation de la politique d’accueil et de prise en charge des demandeurs d’asile et des bénéficiaires de la protection internationale. Elle est composée de deux sous-directions et de cinq départements.