DGEF - Secrétaire de direction

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales : Auprès de la directrice de l’asile et de son adjoint, vous serez en charge de la bonne organisation de leur activité, notamment de leur agenda, de leur correspondance téléphonique et écrite, de leurs déplacements, de la disponibilité de leurs dossiers. A ce titre, vous assurerez les taches suivantes :
- gérer l’agenda de la directrice et de son adjoint
- prendre et filtrer les appels téléphoniques de la directrice et de son adjoint
- organiser les RDV, planifier/organiser et assurer le suivi des réunions et les réservations de salles
- préparer leurs déplacements
- assurer la mise en forme des courriers et corrections demandées par la direction
- préparer leurs dossiers, alimentés par les départements de la direction, et veiller à leur disponibilité
Vous contribuerez par ailleurs au bon fonctionnement de la direction, par les missions suivantes :
- planifier les astreintes des cadres en lien avec le secrétariat du DGEF
- saisir les ordres de missions et suivre les dossiers de déplacements
- gérer le tableau de suivi du courrier (arrivée/départ), des courriers signalés et du tableau de suivi des questions écrites de parlementaires
- assurer les actes courants de la gestion du personnel (absences, maladies, congés, tableau des congés des cadres…)
- utiliser le logiciel Chorus pour la direction en lien avec les fournisseurs (frais de réception, factures, commandes)
- gérer les déclarations de frais de représentation liés aux cartes achats
- procéder aux commandes de fournitures en lien avec les sous-directions

Votre environnement professionnel :
La direction générale des étrangers en France (DGEF) est chargée au sein du ministère de l’intérieur et des outre-mer de la politique d’immigration, d’asile, d’intégration et d’accès à la nationalité française. La DGEF agit dans les domaines qui couvrent l’intégralité du parcours des étrangers en France : entrée sur le territoire, séjour, travail, lutte contre l’immigration irrégulière, asile, intégration, naturalisation.
La direction de l’asile est chargée des questions relatives à la politique de l’asile et d’accueil des bénéficiaires de la protection internationale. Elle élabore la réglementation relative à ces questions, conçoit et met en œuvre les dispositions relatives à l’accueil, l’hébergement et l’ouverture des droits des demandeurs d’asile et des réfugiés.