DGEFP - Assistant auprès du sous-directeur du financement et de la modernisation (H/F)
Référence : 2024-1685712
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Délégation Générale à l'Emploi et à la Formation Professionnelle (DGEFP)
- Localisation : 14 avenue Duquesne 75350 Paris 07 SP
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales : pour l'ensemble des services (FIMOD/DAT/DFT) le ou la titulaire du poste est en charge de la gestion des courriers, de l'organisation des évènements (réservation de créneaux, matériel) de la commande et du suivi des fournitures, du suivi de la documentation et des archives et du suivi des réponses aux questions écrites.
Il/elle est rattaché à la sous-direction Fimod, avec les responsabilités suivantes :
- tenue de l'agenda du sous-directeur et de son adjoint (prise de rendez-vous, réunions, gestion des conflits d'agenda) et appui aux chef(fe)s de mission sur ces mêmes fonctions ;
- gestion des appels téléphoniques, prise de messages et de rendez-vous ;
- préparation et mise en forme des dossiers, en particulier dans le cadre du processus budgétaire annuel ;
- gestion du courrier arrivée et départ (enregistrement, attribution, suivi, vérification des bordereaux de transmission, copies, classement, archivage) et de leur suivi dans l'application dédiée (PEGASE/ELISE) ;
- mise en forme des courriers ;
- organisation des déplacements ;
- diffusion des informations collectives, et gestion documentaire.
Il/elle est également chargé des fonctions d'assistanat auprès du département des actions territoriales (DAT) et du département France travail (DFT) dans un cadre mutualisé.
Pour le DAT, il/elle est en charge de :
- mise à jour des listes de diffusion ;
- traitement des demandes d'abonnement au FIE ;
- enregistrement du FIE dans pégase ;
- gestion des accès aux espaces collaboratifs (LA PLACE) ;
- gestion des congés et des déplacements ;
- préparation des dossiers de CA (INTEFP et LADOM) ;
- actualisation des organigrammes ;
- autres taches secrétariat (feuilles de présence, accès aux locaux, chevalets pour séminaire RP notamment) ;
- gérer la BAL institutionnelle du DAT : traitement des messages reçus, classement et archivage
Pour le DFT, il/elle est en charge de :
1/ de la préparation des dossiers relatifs au instances de gouvernance de France Travail : Conseil d'administration, Comité stratégique, Comité d'audit et des comptes
2/ de la rédaction des arrêtés de nominations au CA de France Travail
3/ du secrétariat préparatoire des comités de suivi de l'APEC (convocation)
4) suivi des courriers des particuliers, suivi des questions écrites de l'assemblée nationale et du sénat
Profil recherché
Connaissances :
- Techniques d'accueil physique et téléphonique E
-Outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) E
-Outil bureautique de gestion de courrier électronique et d’agenda (Outlook) E
Savoir-être attendu :
- Sens relationnel ***
- Discrétion ***
- Disponibilité***
- Réactivité***
Savoir-faire :
- Hiérarchiser les priorités et les rendez-vous E
- S'exprimer oralement avec aisance E
- Maîtriser les délais E
Légende
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Consulter la page de présentation de la DGEFP sur le site du Ministère
La délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) est chargée de proposer les orientations de la politique de l'emploi et de la formation professionnelle continue. Elle en construit le cadre juridique en concertation avec les départements ministériels et les partenaires sociaux. Elle conduit et coordonne la mise en oeuvre des dispositifs et en évalue les résultats.
La sous-direction du financement et de la modernisation (FIMOD) se compose de trois missions : la mission du pilotage et de la performance (MPP), la mission des affaires financières (MAFI) et la mission de l'ingénierie des systèmes d'informations (MISI).
Le département de l'action territoriale (DAT) est chargé de l'animation des services déconcentrés chargés de l'emploi et de la formation professionnelle. Il est chargé des communications qui leur sont destinées et coordonne l'appui métier de la DGEFP.
Le département France Travail (DFT) est chargé de coordonner les relations avec France Travail et d'assurer la tutelle de l'établissement public.
Le poste à pourvoir porte sur l'ensemble de ces 3 entités : FIMOD, DAT, DFT.
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail
1 À décider en fonction du profil et des compétences du candidatAutres formations utiles au poste
1 Parcours de formation interne "Académie de la DGEFP"Conditions de travail
- Jusqu'à 47 jours de congés en année civile complète (25 congés annuels + 20 ARTT + 2 jours de fractionnement sous conditions)
- Télétravail possible 2 jours par semaine
- Accès au restaurant administratif sur site
- Accès aux prestations sociales des ministères sociaux (salle de sport, associations culturelles et sportives, crèche, centre de loisir…)Contacts : (mails et téléphone)
Adressez votre candidature : lettre de motivation accompagnée d'un CV (spécifiant le statut dans le cas d'un(e) titulaire), à l'adresse électronique suivante en précisant dans l'objet la référence et l'intitulé du poste : dgefp.mrh@emploi.gouv.fr
Pour tout renseignement par mail : dgefp.mrh@emploi.gouv.fr ou par téléphone 06.98.40.31.48.
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Vacant à partir du 01/11/2024
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Assistante / Assistant de direction
