DGRH A ASSISTANT DU CHEF DE SERVICE-PERS ENSEIGNANTS ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE F/H
Référence : 2023-1286082
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Administration Centrale MENJ - MESR
DGRH SERVICE DES PERSONNELS ENSEIGNANTS DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE 72 rue Régnault, paris 13eme - Localisation : 72 rue Regnault – 75013 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le titulaire du poste sera chargé des fonctions suivantes :
1) Assister le chef de service dans l’organisation quotidienne du travail :
- gérer son agenda en liaison avec l’agenda de la direction, contrôler les échéances
- assurer l’organisation des réunions, y compris en visioconférence, préparer les dossiers afférents, vérifier la participation, veiller aux conditions d’accueil des participants
- préparer les missions et déplacements
- assurer le suivi des parapheurs mis à la signature du directeur général, contrôler leur mise en forme
- apporter un appui logistique notamment gérer les commandes de fournitures pour le chef de service et la mission MOA SIRH, coordonner les commandes de fournitures de l’ensemble du service, coordonner les abonnements du service
- assurer la gestion des autorisations d’absences et des tableaux de congés scolaires pour le service A
- assurer les diffusions pour le service A via « listes de diffusion »
- mettre à jour le livret d’accueil du service
- effectuer des recherches documentaires spécifiques
- classer les dossiers du chef de service
2) Assurer en binôme l’intérim de l’assistante de la sous-directrice de la DGRH A2 et des autres assistantes du service DGRH A en cas d’absence ; tenir l’agenda des congés des assistantes du service, apporter un soutien logistique à l’organisation des réunions des instances de dialogue social ;
3) Exercer la mission d’assistant de prévention pour le service A : pour l’exercice de cette mission, une formation spécifique est prévue à la prise de poste.
4) Assurer le secrétariat permanent du Collège de déontologie de l’ESR : suivi de la boîte fonctionnelle, enregistrement des saisines, établissement des ODJ, synthèses de dossiers, tableau de suivi, rédactions des réponses du Collège et envoi aux établissements et intéressés, préparation des dossiers physiques de chaque séance, interface avec les membres du Collège, prise de notes et rédaction du relevé de décisions de séance.
5) Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes au périmètre ministériel :
- filtrer les appels
- réorienter les communications dans les services
6) Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des courriers
- enregistrement du courrier sur ÉLISE
- suivre les questions écrites (RÉPONSES) et les questions reçues sur la boîte fonctionnelle de la DGRH A
7) Assurer la frappe, la relecture, la mise en forme des supports écrits
8) Assurer le secrétariat de la mission Maîtrise d’ouvrage des SIRH DGRH A (Galaxie)
Profil recherché
Ce poste nécessite un intérêt pour les modes de fonctionnement des administrations centrales.
competences :
- Sens de l’organisation, rigueur
- Excellente communication et sens des relations humaines
- Réactivité, sens de l’initiative, capacités d’anticipation
- Bonne maîtrise de la langue française, à l’écrit comme à l’oral
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, connaissance des logiciels ÉLISE et RÉPONSES souhaitée (formation par les pairs prévues)
- Discrétion
- Disponibilité
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- ali.ferhi@education.gouv.fr
- recrutement-dgrh@education.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La DGRH des ministères de l’éducation nationale et de la jeunesse, de l’enseignement supérieur et de la recherche et des sports, des jeux olympiques et paralympiques est chargée :
I.-de mettre en œuvre les orientations générales de la politique des ressources humaines définies par le ministère chargé de la fonction publique.
II.-de coordonner l'ensemble de la politique de formation des ministères, contribuant ainsi à la cohérence des parcours professionnels des personnels.
III.- de contribuer à la conduite du dialogue social, d’assurer une fonction d'analyse sur les relations sociales.
IV.- de définir les orientations de l'action sociale ministérielle et de conduire l'action des ministères en matière de qualité de vie au travail, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail.
V.- de gérer les questions relatives à la déontologie des agents des ministères.
Descriptif du service
Au sein de la Direction Générale des Ressources Humaines (DGRH), le service des personnels enseignants de l’enseignement supérieur et de la recherche comprend :
- Une sous-direction des études de gestion prévisionnelle, statutaires et des affaires communes
- Une sous-direction du pilotage du recrutement et de la gestion des enseignants-chercheurs
Une mission de Maîtrise d’ouvrage des SIRH
EFFECTIFS DE LA STRUCTURE : A : 42 B : 21
À propos de l'offre
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Aucune candidature en ligne ne sera prise en compte. Veuillez contacter directement le service recruteur.
Transmettre Cv et lettre de motivation en indiquant dans l’objet « assistant de direction » :
Personne à qui adresser les candidatures (mail) :
- Ali FERHI, chef du service des personnels enseignants de l’enseignement supérieur,
* ali.ferhi@education.gouv.fr
- Boîte mail générique de recrutement : recrutement-dgrh@education.gouv.fr
Personne (s) à contacter (mail et /ou téléphone) :
Ali FERHI, chef du service des personnels enseignants de l’enseignement supérieur, ( 01 55 55 40 38,
* ali.ferhi@education.gouv.fr
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Vacant à partir du 01/09/2023
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Assistante / Assistant de direction
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Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
Chef du bureau maladies chroniques non transmissibles (SP5) (F/H)
