DGT-SABINE-MAZ - Secrétaire-Assistant(e) H/F

Référence : MEF_2024-18878

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Direction générale du Trésor (DGT)
    Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique
  • Localisation : Paris (75), France
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
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Date limite de candidature : 31/10/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Confirmé
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

Au sein d’une équipe composée de 2 assistant(e)s, le (la) titulaire travaille en binôme (pôle), dans un bureau partagé, sous l’autorité directe du Responsable pour les Affaires générales auprès de la Cheffe du SABINE, notamment responsable de l'organisation générale des 3 secrétariats du service.
Il (elle) assurera ses fonctions sous l'autorité opérationnelle de la Cheffe du service, des deux sous-directeurs et des deux chefs de bureaux (ATTRACT et FININTER 4) auxquels ce pôle de secrétariat est rattaché.

Le (la) titulaire du poste aura en charge :
- L'accueil téléphonique et des visiteurs ;
- La tenue des agendas, la prise et l'organisation des rendez-vous ;
- L'organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (audio et vidéo conférences) ;
- L'installation des nouveaux arrivants (qui relèvent de ce pôle) dans le cadre du dispositif d'accueil de la DG Trésor et certaines formalités dans le cadre du départ des collaborateurs ;
- Le suivi des congés ;
- La préparation des déplacements (dossiers de missions) et des réunions/évènements, notamment ceux de la Cheffe de service et ceux d'ATTRACT et FININTER 4 ;               
- L'appui aux cadres sur la constitution et l'élaboration des dossiers (reprographie) ;
- La gestion et le suivi des notes produites ou reçues, l'archivage papier et numérique des dossiers relevant de ce pôle ;
Certaines activités pourraient avoir vocation à être mutualisées par spécialisation au niveau des 3 secrétariats du service.

Principales activités
- Classement, archivage
- Contrôle, vérification
- gestion de procédures
- Information, Accueil
- Secrétariat

Relations fonctionnelles
- les autres services de la direction
- les services déconcentrés
- des organismes étrangers
- les agents du ministère
- les autres directions
- les cabinets ministériels
- d'autres ministères
- des établissements publics
- le secteur privé


Exemples de dossiers traités récemment / quelques dossiers à venir
- Préparation de divers déplacements, réunions ou dialogues bilatéraux (Chine, EAU, Algérie, Canada,...)
- Agenda des déplacements ministériels français à l'étrangers ou étrangers en France

Profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalente démontrant une aisance relationnelle et un fort esprit d'équipe y compris au sein de l'ensemble du service (pas seulement avec la hiérarchie et les deux bureaux directement concernés), ainsi qu'une grande rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités. Il nécessite une maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et collaboratifs (audio et vidéo conférences).

Savoirs :
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Outlook, Word, Excel
- Langue anglaise
- Organisation, fonctionnement et missions de la direction
- Application collaborative de type sharepoint (Mélodie)

Savoir-faire :
- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
- Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements
- Travailler en équipe
- Analyser et orienter les courriers
- Mettre en œuvre les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être :
- Rigueur, réactivité
- Capacité d’initiative, autonomie
- Sens de la confidentialité
- Sens du relationnel, du travail en équipe
- Gestion du stress

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Éléments de candidature

Personnes à contacter

recrutement.centrale@dgtresor.gouv.fr

Qui sommes-nous ?

Nos missions

La DG Trésor est une direction du ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance. Au service des ministres, la DG Trésor propose et conduit, sous leur autorité, la politique économique au plan national, européen et international.

La DG Trésor, avec le concours de ses partenaires, est chargée de :

En savoir plus sur l'employeur

À propos de l'offre

  • Poste nécessitant une habilitation au secret de la défense nationale.

  • Code Général de la Fonction Publique
    Art. L332-2

  • Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2025

  • Assistante / Assistant de direction

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