DIPN34- DIPN SECRETAIRE DE DIRECTION

Catégorie B/ Secrétaire administratif
Groupe RIFSEEP 2
Vos activités principales
Secrétariat de direction commun aux deux directeurs, aux deux chargés de missions et à l’Etat-Major
 Le secrétaire administratif aura pour missions :
 - Courriers réservés (externes et internes) et courriers courants
- Dossiers sensibles
- Envoi des invitations aux divers événements et cartes de vœux
- Gestion et filtrage des communications téléphoniques
- Tenue de l’agenda et accueil des rendez-vous de la DIPN et du DIPN Adjoint
- Organisation des réunions et déplacements de la DIPN
- Gestion des dossiers administratifs des commissaires de la DIPN
- Habilitations OPJ et OMP de toute la DIPN
- Accueil
- Partenariat avec le Chef d’Etat-Major : tri des mails et diffusion, recherche de documentation, transmission de documents devant partir du secrétariat de la DIPN
- Suivi du courrier (doléances des particuliers, tribunaux, préfecture…)
- Correspondances diverses aux personnels (félicitations, soutiens blessés …)
- Diffusion des notes de service DIPN, circulaires internes et d’autres services
- Gestion de l’organisation des réunions à la DIPN34
- Établissement des tableaux de permanence et diffusion : interne, externe
- Vérification des dossiers à l’arrivée et à la signature de la DIPN
- Gestion matériel et commande
- Établissement et gestion en collaboration avec les chargés de missions et le service de formations des dossiers des commissaires stagiaires
- Établissement des imprimés et suivi des notations des commissaires
- Mise à jour des répertoires téléphoniques
- Mise à jour de la revue de presse : nomination du nouveau directeur, de l’organisation des différents services et de la connaissance des événements départementaux ect…
- Travail en collaboration avec tous les autres services de la DIPN ( SDSO : garage, logistique, RH, fiances...+PJ et PAF)
- Rédaction de notes de service pour l’État-major
- Travail de recherche de références (diverses notes, instructions,circulaires) afin de constituer une base documentaire à jour, facilitant la rédaction des notes de services
- Public relation : réception et mise en attente des RDV DIPN (personnalités, syndicats, fonctionnaires ect...)
Votre environnement professionnel
 
Activités du service
 Secrétariat de direction de la DIPN et du DIPN adjoint + des 2 chargés de missions + secrétariat Etat-Major
 
Composition et effectifs du service
 1 SACS – 1 AAP1
 Liaisons hiérarchiques
 DIPN et DIPN Adjoint
 
Liaisons fonctionnelles
 Ministère de l’Intérieur – IGPN – DNSP – DRHFS – DZSP SUD – DIPN13 COORDINATION ZONALE SUD – SGAMI SUD – TOUTES DIPN et DDPN ZONE SUD – PREFECTURE HERAULT ET SOUS-PREFECTURE BEZIERS – TRIBUNAUX JUDICIAIRES MONTPELLIER ET BEZIERS – COUR APPEL MONTPELLIER – ELUS LOCAUX – DRSI – partenaires locaux