Directeur-trice du Département Aide à l'enseignement

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Coordonner la gestion des espaces réservables
•          Élaborer et mettre en œuvre une stratégie en lien avec la gouvernance de l’Etablissement
•          Accompagner la formalisation d’une politique de valorisation des espaces réservables dans les secteurs où les PEML ont été constitués
•          Accompagner la mutualisation des salles de cours et de réunions
•          Superviser la gestion des réservations hors enseignement dans les secteurs où les PEML ont été constitués
•          Accompagner le déploiement du logiciel ADE sur l’ensemble des sites et composantes et en parallèle accompagner la diminution de nombre d’outils de réservation utilisés au niveau de l’Université
•          Piloter la gestion fonctionnelle d’ ADE
•          Piloter l’assistance fonctionnelle du logiciel (réponse directe aux tickets ou délégation aux PEML ou à la DSIN),
•          Organiser et animer la communauté des utilisateurs de l’outil (gestionnaires de plannings notamment),
•          Dans le cadre de son domaine d’activité, animer les réunions d’information, les réunions de répartition des locaux,
•          Détermination des droits aux différentes catégories d’usagers (l’attribution effective sur l’outil étant gérée par la DSIN),
•          Participer à l’intégration dans le SI de l’Établissement,
•          Participer à la structuration de la base de données associée,
•          En s’appuyant sur les Directions Métiers (DSIN, DEFI, DGDRHO) s’assurer que les imports de données provenant des autres logiciels soient pertinents (APOGEE, SIHAM, SI Patrimonial) et correctement réalisés,
•          Structurer l’outil et homogénéiser la nature des données à compléter par les utilisateurs lors des réservations de créneaux
•          Identifier les pratiques non conformes (réservations masquées de salles pour les évènements, …) et proposer des solutions correctives
•          Assurer une veille sur les pratiques des autres établissements, sur les autres outils existants, identifier et proposer des pistes d’évolutions
•          Mener les réflexions prospectives et proposer les évolutions de l’outil à l’usage (appel d’offres) 
Produire des outils de synthèse et d’aides à la décision
•          Proposer à la gouvernance des indicateurs et des outils d’aide à la décision permettant un pilotage stratégique des locaux proposés à la réservation (toute nature confondue) et permettre une optimisation de la gestion des salles de cours (incluant leur nombre et capacité) et une homogénéisation de la répartition des créneaux entre composantes (taux d’occupations, heures d’utilisation à comparer aux heures maquettes, …)
•          Extraction depuis le logiciel des états d’occupation des locaux puis analyse.
Former les utilisateurs
•          Accompagner la formation des utilisateurs (plan de formation, contenu, …)