Directrice administrative / Directeur administratif de composante

Vous jouez un rôle essentiel de conseil, de coordination et d’impulsion, garantissant la qualité, l’efficacité et la conformité des opérations, tout en accompagnant les projets de transformation du service.

Activités principales :

Soutien au pilotage stratégique :

• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des orientations de la composante.
• Apporter une aide à la décision à la direction du SDL.
• Suivre les évolutions règlementaires et en assurer la diffusion.
• Produire et suivre des indicateurs pour le pilotage de la composante.
• Être le relais administratif entre la composante, la DGS, les UFR partenaires et les directions centrales.

Management et encadrement :

• Encadrer une équipe d’une vingtaine de personnes réparties sur 5 pôles (scolarité, RH, finances, espace langues, communication), dont 8 agents en direct.
• Organiser le travail des agents, planifier les campagnes annuelles (RH, budgétaires, …).
• Préparer et conduire les entretiens professionnels, assurer le suivi de carrière et les recrutements.
• Animer les réunions d’équipe et garantir la circulation de l’information.
• Être garant de la qualité des procédures de gestion administrative.
• Veiller à instaurer une communication bienveillante, impartiale et efficace au sein de l’équipe.

Gestion administrative et coordination opérationnelle :

• Suivre le budget du service et coordonner les opérations financières en lien avec les pôles concernés.
• Coordonner la logistique, la gestion des locaux et l’organisation des activités.
• Produire les éléments de suivi (bilans, tableaux de bord, statistiques).
• Organiser l’archivage et la structuration documentaire (numérique et physique).
• Assurer la mise à jour du site web, de l’offre de formation et des outils de communication et internes.

Supervision des budgets et des personnels liés à des projets :

• Participer au montage budgétaire des projets déposés par le Service et en assurer le suivi. Dans le cadre par exemple des AAP IDEX Formation/Recherche, de projets Eramus+.
• Assurer le recrutement et le suivi RH de personnels associés aux projets

Responsabilité sociétale et environnementale :

• Être référent RSE pour le service : sensibilisation de l’équipe, mise en œuvre d’actions collectives (ex. : nettoyage des plateformes pédagogiques, formations aux éco-gestes, etc.)

Nombre d'agents encadrés en direct :

Personnel de catégorie A : 2
Personnel de catégorie B : 5
Personnel de catégorie C : 1