Encadrant(e) des secrétaires Dept Soins Adultes

MISSIONS PRINCIPALES
·       Gestion RH de l’ensemble des équipes secrétaires (effectif de 29 quand complet)
·       Gestion des plannings des secrétariats pour assurer la continuité de la réponse des secrétariats d’Unités de soins
·       Superviser l’activité de la fonction secrétariat : veiller à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies par l’équipe de secrétaires
·        Manager et animer ; management des différentes équipes, accompagnement aux évolutions

ACTIVITÉS
Management des Ressources Humaines
·       Gestion et encadrement de l’équipe de secrétaires en distanciel ; contact régulier par téléphone ou par déplacement auprès des secrétaires d’Unités de soins ; réunions hebdomadaires au siège avec l’équipe de renfort, réunions en distanciel mensuelles avec l’équipe inter us d’une part et l’équipe US d’autre part.
Gestion du process de recrutement, contacts directs et régulier avec les équipes, gestion des conflits, management en distanciel, entretiens annuels.
·       Gestion des plannings et répartition des moyens et ressources humaines sur l’ensemble des US par le biais des 3 équipes (US, équipe inter US/ renfort), et gestion des demandes de congés / absences selon les effectifs disponibles.
·       Recrutement, organisation et suivi de l’accueil des nouveaux recrutés. Recrutement de RCA (remplacement congés annuels)
·       Identification des besoins en formation suivi de l’évaluation des résultats (avec plan de formation)
Contrôle qualité
·       Supervision de la qualité de l’activité de secrétariat sur les unités de soins, veille sur l’évolution des pratiques, réalisation de procédures, accompagnement sur évolutions des méthodes. Accompagnement de la communauté à la transition secrétariat administratif vers secrétariat médical
·       Suivi de la prestation « facturation Idel » en collaboration avec le service Economat / Finances de l’HAD
·       Organisation de webinaires à destination des secrétaires pour maintien des connaissances et pratiques sur le dossiers patients et l’ensemble des thématiques/ logiciels relatifs au secrétariat
MISSIONS SPÉCIFIQUES
·       Conseille la cheffe de département et les cadres paramédicale et administratif du département sur les choix et les projets propres au secrétariat d’US
·       Participe au développement et à la valorisation de l’HAD par diverses missions et projets

MOYENS LOGISTIQUES MIS À DISPOSITION
Smartphone 
PC portable
Véhicule de service du département à disposition
Poste basé au siège de l’HAD (14 rue Vésale 75005), avec des déplacements réguliers sur les unités de soins