ENSOSP - Gestionnaire administratif (H/F)

GROUPE RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Sous l’autorité du chef du service des affaires administratives, le gestionnaire administratif effectuera les missions suivantes :

Vous assurez la mise en œuvre et le suivi des actes administratifs du conseil d’administration de l’Ensosp en étroite collaboration avec le cabinet.

Vous assurez le suivi et la gestion des sinistres en liaison avec les assureurs.

Vous assistez le chef de service dans son rôle de conseil juridique du chef de la division :
- Aide à la rédaction de notes et de fiches juridiques en matière de conseil juridique.
- Aide à la sécurisation des actes administratifs et des procédures afférentes à l’Ensosp.

Vous organisez la mise en place des instances représentatives de l’École nationale, notamment la commission consultative en matière d’ordre intérieur, l’organisation des élections du conseil d’administration, la préparation et le suivi des délibérations du conseil d’administration.

Vous assurez l’élaboration et suivi du budget de la division.

Vous êtes référent(e) du logiciel « ELISE » de gestion des courriers, vous apportez votre soutien technique et vous jouez un rôle d’alerte auprès des services de la division.

Vous assurez également des missions classiques de secrétariat :
- Gestion des courriers ; accueil téléphonique et physique du personnel de l'Ensosp et des sociétés ;
- Saisie, mise en forme, vérification, préparation, suivi, classement, reprographie et transmission des dossiers ;
- Archivage des dossiers conformément à la réglementation en vigueur ;
- Commande des fournitures administratives pour la division ;
- Assurer les missions dans le cadre de la polyvalence du service.

Vous serez amené(e) à assurer l’intérim de l’autre gestionnaire du service des affaires administratives :
- Le traitement et le suivi des conventions ;
- Enregistrement des conventions dans le logiciel d’information financière ;
- Assure le lien entre l’Ensosp et le Contrôleur Budgétaire Régional (CBR) pour le visa des conventions, baux, etc.


Votre environnement professionnel

Activités du service :
Gestion des conventions et des affaires administratives
Gestion des actes administratifs du conseil d’administration de l’Ensosp
Gestion des contentieux
Gestion des élections (instances)
Gestion des assurances et des sinistres
Gestion des commandes de fournitures administratives

Composition et effectifs du service :
La DAA est composée de :
9 personnes : 1 chef(fe) de division, 1 adjoint(e)
Service marché : 1 chef(fe) de service, 2 acheteurs(ses), 1 gestionnaire et 1 alternante
Service des affaires administratives : 1 chef(fe) de service, 2 gestionnaires

Liaisons hiérarchiques :

  Chef(fe) du service des affaires administratives (N+1)
  Che(fe) de la DAA  (N+2)

Liaisons fonctionnelles :
Relations avec les agents de l'ENSOSP, les SDIS, les experts et les entreprises privées, autres administrations et établissements.