Gestion des ressources, Secrétariat et Chef de projets Grands événements - SOISSONS
Référence : O002250205001091
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Soissons
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assurer la gestion administrative, logistique et événementielle.
Les missions incluent l'accueil du public, la coordination des événements (cafés d'accueil, réceptions, petits événements comme les noces d'or ou départs en retraite) et la gestion des ressources (salles, vacataires, matériel).
Implique aussi des tâches administratives variées : secrétariat, gestion des subventions, suivi des demandes de salles et réservations de ressources.
Nécessite une forte capacité d'organisation, de polyvalence et de travail en équipe, avec des horaires pouvant varier en fonction des événements.
MISSIONS
- Gestion des ressources (salles, vacataires...)
- Accueil téléphonique et physique du public
- Coordination des cafés d'accueil et réceptions
- Secrétariat général du service
ACTIVITÉS
- Accueil physique et téléphonique du public
- En fonction du budget alloué, du thème défini et des volontés des élus, recherche d'animations, élaboration du programme et gestion des besoins techniques
- Gestion organisationnelle relatives aux événements
- Préparation et présence aux réunions préparatoires (rédaction du compte rendu...) et aux événements
- Aide sur les nouveaux projets
- Gestion des demandes de salles (plannings), du suivi des conventions et régie, états des lieux et mise en place
- Recherche et suivi des vacataires
- Commandes chez les fournisseurs
- Instruction des subventions et gestion des subventions rattachées aux manifestations AF
- Mise en place des cafés d'accueil et réceptions, suivi de la qualité et coordination des vacataires, valorisation des coûts
- Tâches administratives (secrétariat du service)
- Gestion du courrier interne (répartition et distribution) et externe (mise sous pli)
- Gestion du Domaine Public (pour le service : arrêtés de stationnement, de circulation, AODP, ventes au déballage...)
- Réservation de ressources (salles externes, véhicules municipaux, matériel...)
- Mise à jour des fichiers relatifs au service AF uniquement
- Gestion des projets « Petits événements » : Médaille de la Famille, Noces d'Or et de Platine, départs en retraite...
- Remplacement des collègues pendant les congés (Correspondant financier, logistique, secrétariat, demande de matériel...
- Soutien lors des manifestations
- Tâches diverses
RELATIONS
- Communication permanente avec la hiérarchie
- Travail en transversalité avec les autres services de la ville
CONDITIONS PARTICULIÈRES
- Travail en espace partagé
- Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service (soirs, week-end, jours fériés...)
COMPÉTENCES REQUISES
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'organisation et d'anticipation
- Respect des délais
- Maîtrise des différents logiciels
- Polyvalence
- Réactivité
- Autonomie dans le travail
- Disponibilité
HORAIRES
- Selon les nécessités du service (semaine variable)
- Dates de congés à proposer selon les nécessités de fonctionnement du service
Profil recherché
Compétences techniques et organisationnelles
? Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion
? Capacité à organiser et coordonner des événements
? Gestion des ressources et suivi administratif rigoureux
? Capacité à respecter les délais et prioriser les tâches
Qualités relationnelles et comportementales
? Sens du service public et de l'accueil (physique et téléphonique)
? Excellentes compétences en communication et travail en équipe
? Réactivité et capacité à gérer l'imprévu
? Polyvalence et adaptabilité aux différentes missions
Disponibilité et conditions de travail
? Flexibilité horaire (travail en soirée, week-end, jours fériés si nécessaire)
? Capacité à travailler en open space et en transversalité avec d'autres services
Qui sommes-nous ?
Commune surclassée de 40 000 à 80 000 hab
À propos de l'offre
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À l'attention de Monsieur CRÉMONT Alain, Maire de SOISSONS
Contact :
Madame MINETTE Séverine : s.minette@ville-soissons.fr
M. CARTIAUX Sylvain : scartiaux@agglo-soissonnais.com
recrutement@agglo-soissonnais.com
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
