Gestionnaire / Assistant(e) du Pôle EES et du Département FSE
Référence : 2025-2121457
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DRIEETS Ile de France
Unité régionale - Localisation : 32 rue jean jaurès 93200 saint-denis
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du chef du département FSE, le / la titulaire du poste exerce pour 50 % de son temps des fonctions de secrétariat mutualisé et pour 50% de son temps des activités de gestion pour Département FSE
• Des fonctions de secrétariat mutualisées avec les deux autres assistantes du Pôle EES :
- Traitement du courrier entrant et sortant et numérisation des courriers signés.
- Suivi des parapheurs.
- Organisation logistique des réunions (réservation de salles et/ou de matériel de projection ou autres).
- Gestion des fournitures et des moyens logistiques du département.
- Accueil physique et téléphonique, prises de rendez-vous, premiers renseignements, orientation, signalétique des bureaux.
- Contribution au classement et à l’archivage.
- Suivi des plannings, de l'organigramme, des congés et des formations des agents.
- Suivi des arrivées / départ en lien avec l’ESIC (demande de matériel informatique et téléphonique) et le PAM (demande de badge, accueil le jour d’arrivée,…)
- Intérim des autres secrétaires du pôle EES.
• Un appui administratif auprès des trois services du département FSE (services des projets régionaux, de la programmation et des organismes intermédiaires, de la gestion financière et des méthodes)
- Traitement de courriers types, de bordereaux, ...
- Suivi de tableaux de bord, suivi du tableau des coordonnées des organismes intermédiaires et du tableau des interlocuteurs FSE dans les UD…
- Contribution à l’enregistrement de données dans les systèmes d’information,
- Préparation et suivi des notifications des conventions FSE+, des conventions de subvention globale, préparation des dossiers papier du CRP-E ou des réunions "méthodes"…
- Participation à l’organisation d’évènements de cohésion «internes» ou « externes » organisés par le DFSE.
De manière annexe, l'assistante, peut être appelé (e),à la demande des chef(fe)s de service ou de départements, à travailler sur d’autres tâches, en fonction de la charge d’activité des services et du département.
Le / la titulaire du poste exerce également des tâches de gestion pour le Département FSE :
• La gestion des remboursements aux organismes intermédiaires (OI) (répartition définie par le service) :
- Réception, analyse et suivi des certificats de dépenses.
- Constitution des dossiers de mise en paiement.
- Mise en œuvre des opérations de paiement dans Chorus.
- Suivi financier des OI.
• La mise en paiement des dossiers individuels (subventions conventionnées par la DRIEETS) :
- Réception, analyse et suivi des dossiers transmis par les services gestionnaires.
- Vérification des données saisies dans les systèmes d’information Madémarche FSE+.
- Constitution des dossiers de mandatement.
- Mise en œuvre des dossiers de paiement dans CHORUS
- Elaboration et suivi des certificats administratifs après paiement.
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi.
Profil recherché
Connaissances :
- Technique de secrétariat: M
- Bureautique et outils collaboratifs: M
- Applications informatiques métier: M
- Environnement administratif, institutionnel et politique: M
- Techniques de rédaction administrative : M
- Gestion / paiement : M
- CHORUS : M
Savoir-faire :
- Travail en équipe : M
- Capacité de synthèse : M
- Capacité d’analyse : M
- Techniques spécifiques: M
- Maîtrise des outils bureautiques: M
- Expression écrite : M
- Expression orale : M
Savoir-être :
- Sens des relations humaines : M
- Capacité d’adaptation et d'anticipation : M
- Autonomie : M
- Réactivité : M
- Rigueur dans l’exécution des tâches : M
- Capacité d’initiative : M
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Au sein du pôle Economie, emploi et solidarités (EES) de la direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) d’Île-de-France, le département du Fonds social européen (DFSE) est chargé de gérer, pour le compte du préfet de région et en qualité d’autorité de gestion déléguée, les crédits du Fonds social européen (FSE) relevant de l’Etat en Île-de-France.
Le FSE est un fonds structurel de l’Union européenne. Principal instrument de promotion de l’emploi et de l’inclusion sociale, le FSE aide les citoyens européens à trouver un emploi (ou un meilleur emploi), favorise l’intégration des jeunes et des seniors exposés au chômage ou éloignés du marché du travail (personnes en situation de handicap, personnes les moins qualifiées).
En France, la gestion du FSE (6,7 Md€ de crédits pour la période 2021-2027) est partagée entre l’Etat et les régions. En Île-de-France, le DFSE est ainsi chargé de la gestion d'environ 300 M€ de crédits pour la période 2021-2027, afin de cofinancer des projets portés par des acteurs publics et/ou privés (collectivités locales, chambres consulaires, entreprises, associations, etc.). Environ deux tiers de cette enveloppe sont délégués en gestion à des organismes intermédiaires (collectivités territoriales).
Descriptif du service
Les principales missions du DFSE consistent en :
- la définition des orientations stratégiques et le pilotage de la programmation, de la gestion financière et des méthodes relatives au Fonds social européen (FSE) en Île-de-France ;
- l’accompagnement, le suivi et la gestion des projets franciliens gérés en propre par le département (préparation d’appels à projets, instruction, contrôle de service fait) ;
- le pilotage et l’accompagnement des collectivités et associations qui assurent une gestion déléguée de ces crédits européens et leur contrôle ;
- l’évaluation et le suivi des contrôles et audits concernant le fonds social européen relevant de l’Etat en Île-de-France.
Le DFSE (36 emplois) est constitué de trois services :
- le service Programmation et organismes intermédiaires (SPOI) (8 emplois) ;
- le service Projets régionaux (SPR) (18 emplois) ;
- le service Gestion financière et méthodes (SGFM) (8 emplois).
Le DFSE entretient notamment des relations avec les administrations et partenaires suivants : préfecture de région, DGEFP, autres services de la DRIEETS (dont les unités départementales), DDETS (en grande couronne), conseil régional d’Île-de-France, organismes intermédiaires (conseils départementaux et PLIE), porteurs de projets, prestataires. La cellule financière est en outre en relation avec le service comptable compétent (centre de gestion financière de la DRFiP).
À propos de l'offre
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Merci de ne pas candidater sur le site. CV et lettre de motivation à adresser à :
- Régis WAJSBROT / regis.wajsbrot@drieets.gouv.fr / Chef du département du FSE (DFSE).
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Le poste offre l’opportunité de participer à la mise en œuvre des politiques de l’Union européenne en matière sociale au sein des services de l’Etat, dans la région française la plus importante en termes de population et d’enjeux économiques et sociaux, en lien étroit avec les collectivités territoriales.
Il permet aussi d'acquérir des compétences recherchées (gestion des fonds européens, gestion de projets, gestion budgétaire et financière, Chorus formulaires...).
Périodes de pics d’activité en fonction des calendriers de gestion des opérations FSE.
Télétravail possible jusqu’à un jour par semaine (dérogation à deux jours en fonction des missions).
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Vacant à partir du 01/03/2026
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Assistante / Assistant de direction
