Gestionnaire / chargé(e) des missions en France et à l'étranger

Vous exercerez vos missions sous l'autorité hiérarchique du chef de bureau des ressources humaines et des moyens.
L'encadrement de 1er niveau est assuré par le responsable du pôle des moyens généraux (PMG).

Vous serez chargé(e) des missions suivantes :

Assurer pour les services et les agents de la DGITM un service réactif et de bonne qualité pour répondre aux besoins en matière de missions en France et à l'étranger.

Travailler en complète polyvalence (trinôme) au sein d'une future équipe composée de 3 gestionnaires des missions et en étroite collaboration avec les agents de la DGITM amenés à effectuer des déplacements. Le gestionnaire sera plus particulièrement chargé de la gestion des déplacements d'une partie de la DGITM mais devra pouvoir en cas de vacances ou de surcroit d'activités intervenir sur les dossiers de ses deux collègues.

Activités principales :
- analyser les demandes des voyages
- rechercher les solutions optimales en respectant la politique relative aux voyages du ministère
- s'assurer des autorisations de voyages
- proposer et expliquer aux voyageurs la ou les possibilités offertes, le cas échéant
- réserver les titres de transports et d'hébergement
- prendre en charge les modifications demandées en suivant les surcoûts engendrés
- annuler les déplacements non effectués
- s'assurer de la réception des documents de voyages (ordre de mission, OM permanent le cas
échéant, autorisation de conduire, billet SNCF ou aérien, voucher ...)
- émettre les états de frais au retour de mission
- assurer un contrôle des pièces justificatives fournies, sur la base de la check-list interne.

Activités complémentaires :
- assurer un suivi budgétaire de premier niveau, en lien avec la chargée de la gestion des missions
- se tenir informé(e) des nouvelles dispositions réglementaires régissant les frais de déplacement de la fonction publique d'Etat.