Gestionnaire accueil et courrier

Vos activités principales :
 
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers pour les orienter vers les services en veillant au respect des consignes de sécurité en vigueur sur l’accès aux locaux. Cette mission peut être effectuée sur différents sites : préfecture, DDETSPP (Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations) et DDT (Direction Départementale des Territoires).
 
Assurer la réception du courrier, en effectuer le tri et affranchir le courrier collecté par les services de la Poste. Cette mission peut être effectuée sur différents sites : préfecture, DDETSPP et DDT.
 
Suppléer le médiateur numérique dans sa fonction d’accompagnement des usagers sur des démarches administratives dématérialisées (demandes de carte grise, demandes de pièces d’identité, ...), dans le cadre de l’offre de service proposée au point d’accueil numérique de la préfecture(PAN).
 
Effectuer des tâches administratives inhérentes à un accueil de qualité, notamment la création et la mise à jour de tous les supports mis à la disposition des usagers.

Suppléer les agents de standard en préfecture en assurant le cas échéant les astreintes hebdomadaires du standard.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le secrétariat général commun des Deux-Sèvres est créé au 1er janvier 2021. Il rassemble les missions des secrétariats généraux des DDI et de la DRHM de la préfecture.. Il est organisé autour de 4 pôles :
pôle « pôle numérique et proximité » ;
pôle « Ressources humaines » ;
pôle « Ressources matérielles » ;
pôle « performance et relation à l’usager ».
Le pôle « performance et relation à l’usager » regroupe au sein d’un même service les activités participant à l’amélioration des processus de travail, avec pour objectif cible d’améliorer en continu le service rendu aux usagers. Il est constitué de 2 unités :
l’unité performance, dont les fonctions sont les suivantes :
le contrôle de gestion, outil support au pilotage des services ;
l’animation de la démarche de qualité de service aux usagers ;
l’animation de la démarche de contrôle interne financier ;
l’accompagnement du changement ;
l’unité relation à l’usager, qui  assure les missions d’accueil physique et téléphonique au sein de la préfecture et des DDI.
Composition et effectifs du service
Le pôle « Performance et relation à l'usager » est composé de 11 agents

Liaisons hiérarchiques
L’agent est sous l’autorité hiérarchique directe du responsable de l’unité relation à l’usager

Liaisons fonctionnelles
L’agent travaillera en liaison fonctionnelle avec :
- les agents d'accueil et de standard situés sur les 3 sites,
- l'unité immobilier logistique