Gestionnaire administratfif - F/H
Référence : 2023-1410380
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 1886€ brut/mois € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
Gestion administrative — secrétariat courant
Gérer les tâches au quotidien d'un secrétariat : réception téléphonique, traitement du courrier et des mails
Participation aux réunions
Suivi administratif des conventions de partenariats culturels
Organiser le classement et la conservation des documents de travail
Interlocutrice auprès des fournisseurs extérieurs et des services de l'Université Répondre aux demandes émanant des services centraux.
Fonctions d'accueil
Assurer l'accueil physique, informer et orienter les 1700 participants et les 100 intervenants extérieurs dans leurs démarches respectives
Connaitre l'ensemble des formations proposées et en assurer la promotion
Accueil et contrôle des entrées des conférences culturelles et enregistrement des paiements sur le logiciel Apogée prévu à cet effet
Accueil et soutien logistique auprès des enseignants
Gestion des enseignants vacataires
Responsabilité du planning annuel — réservation de salles
Suivi des absences et des récupérations des formations sur des tableaux de bord
Soutien à l'instruction des dossiers de recrutement des vacataires — recevabilité des dossiers- saisie des voeux
Soutien à la mise en paiement mensuelle des heures complémentaires pour les intervenants extérieurs dans le respect du budget
Ces opérations s'effectuent sur des logiciels de gestion adaptés. Des formations sont prévues
Gestion des inscriptions
Conception et mise à jour de la maquette d'enseignement chaque année renouvelée
Organiser les opérations annuelles d'inscription des adhérents - de la prise de rdv à l'enregistrement des inscriptions administratives et pédagogiques
Gestion financière (quelques actes ponctuels de comptabilité en étroite collaboration avec la Directrice aministrative)
Elaboration, suivi des bons de commandes (réception, vérification et validation du service fait) en rendre compte
Saisir et calculer les missions des déplacements simples du personnel en lien avec l'agence comptable
Suivre les stocks (cartes de conférences numérotées - fournitures) sur Excel (l fois par an) et tenir l'inventaire pour les matériels >4()0 € HT (fiche entrée des biens)
Renseigner un tableau de bord de synthèse et de suivi des dépenses rendre compte à tout moment de la situation financière du service
Divers
Etre à l'écoute des participants et évaluer leurs attentes afin d'être force de proposition lors de la construction de la programmation culturelle annuelle
Participer aux réunions et se tenir informer de la règlementation en vigueur sur l'ensemble de son domaine de gestion
Assurer le soutien logistique auprès des participants et des enseignants pour la mise en place des cours en distanciel si besoin
Coopérer avec l'UTL site de Marseille
Utilisation de tous les logiciels de gestion (formations prévues)
Possibilité de participer à un salon annuel à Aix
Profil recherché
Positionnement hiérarchique : Agent placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative du site d'Aix en Provence et de la directrice de l'UTL
Connaissance, savoir :
Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'environnement de l'université
Connaitre et respecter les procédures mises en place par AMU
Connaitre la règlementation en matière de comptabilité publique, des marchés publics
Savoir-faire :
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de gestion. Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe
Bonne connaissance du fonctionnement de l'UTL serait un plus afin de répondre aux demandes des participants et des enseignants
Savoir être :
Sens de l'accueil et de l'écoute Sens de l'organisation
Rigueur et discrétion
Esprit d'équipe
Qualité relationnelle avérée
Adaptation aux différents interlocuteurs
Autonomie et disponibilité
Dynamisme, esprit d'initiative et force de proposition
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
L'Université du Temps Libre est un service commun d'Aix Marseille Université, qui propose des formations de niveau universitaire et non diplômantes. C'est un lieu où se déroule quotidiennement des activités scientifiques, artistiques, sportives et culturelles, des cours magistraux, des stages, des conférences de qualité à l'attention des séniors de notre société ainsi qu'à toute personne en situation de temps libre.
L'UTL accomplit sa mission de lien social et de rayonnement sur deux sites (Aix et Marseille) et accueille chaque année près de 4.000 adhérents et participants.
Ce poste est rattaché au site d'Aix qui compte 1.700 inscrits, 100 enseignants enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et vacataires. Il se situe au sein d'une cellule administrative actuellement composée d'une responsable administrative, et de 3 chargées de gestion administrative.
Ce poste, au sein d'une petite structure, nécessite une grande polyvalence dans les tâches à effectuer tout au long de l'année.
La réalisation des actes administratifs s'effectuera dans le respect des techniques et des règles de procédure.
Ces activités sont mutualisées avec une autre gestionnaire d'un même profil. La capacité de travailler en équipe est donc un prérequis indispensable.
Installé au Cube, sur le campus Schuman, l'environnement de travail est agréable.
À propos de l'offre
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Les avantages AMU :
• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté
• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire
• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an
• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents
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Vacant à partir du 08/01/2024
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Secrétaire
