Gestionnaire administratif - Bureau des Travaux F/H

Vous serez chargé de faire les commandes pour les travaux en lien avec les TSH et ingénieurs de chaque site. Une fois la commande faite, vous devrez ensuite vous assurer du bon déroulement du dossier : service fait pour mise en paiement, mise en service et pour finir archivage de vos dossiers.
Par ailleurs, vous aurez également en charge la réalisation des bons de commandes des magasins techniques des hôpitaux OUEST et l’engagement des services faits pour le paiement des factures.
Une partie secrétariat, vous sera également confiée, à raison d’une journée par semaine (prise de compte rendu, gestion salle de réunion, gestion des fournitures, autres tâches ponctuelles etc.)
Partie comptabilité
- Élabore les bons de commande CL2 des marchés d’entretien et CL6 : fournitures d’atelier.
- Contrôle des réceptions en lien avec les TSH
- Enregistre les achats dans SAP dans le respect de la règlementation
- Transmet les pièces justificatives au service facturier
- Corrige ou fait corriger les écarts bloquant de la mise en paiement
- Traite les litiges et contentieux
- Classe et archive
Partie secrétariat
- Gère l’agenda de l’ingénieur travaux et ses appels téléphoniques
- Gère la salle de réunion
- Prise de compte rendu
- Gestion des fournitures
- Réceptionne et tri le courrier
- Assure le suivi du chrono
Missions ponctuelles
-Participe aux opérations de pré-clôture (service faits, relances)
-Participe avec le cadre à différents projet et études du département