Gestionnaire administratif académique H/F
Référence : 2025-2074394
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Ecole Polytechnique
École polytechnique - Localisation : RTE DE SACLAY 91120 PALAISEAU
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon profil € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Selon grille
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, à laquelle est rattaché(e) le pôle de Support Académique, nous recherchons un/une Gestionnaire administratif académique (F/H) - Deux postes sont à pourvoir – un CDI et un CDD de 36 mois.
Sous la responsabilité du Responsable du pôle Support Académique, votre mission principale sera de gérer les dossiers administratifs et académiques des élèves de tous les cycles de formation, de l’inscription à la diplomation.
L’un des postes assistera le responsable du pôle Support Académique sur les enquêtes et statistiques au sujet des étudiants et la gestion du site Web et l’autre poste sur le conventionnement des formations.
Vos missions :
Participer aux enquêtes et statistiques au sujet des étudiants ou au conventionnement des formations ou à la gestion des aides financières, en lien avec le responsable du pôle Support Académique ;
Gérer les notes : collecter les notes auprès des enseignants, les vérifier et les importer en base de données, les publier en ligne, pour l'ensemble des formations de l'École polytechnique. ;
Instruire les demandes de vérifications de diplômes des anciens étudiants sur demande d'organismes extérieurs (notamment employeurs potentiels) ;
Organiser les enquêtes d’évaluation des enseignements auprès des élèves, à l'issue de chaque enseignement ;
Assister le/la responsable du pôle Support Académique dans le suivi de l'exécution des décisions des jurys ;
Organiser l'archivage pérenne des notes et des diplômes ;
Préparer les documents supports des jurys et conseils des études ;
Au sein du front office, éditer et diffuser les relevés de notes, attestations de scolarité, d’assiduité et attestations intermédiaires de résultats…
Participer à l’inscription administrative des étudiants, établir et diffuser des attestations d’inscription ;
Contribuer à l’édition des diplômes, suppléments aux diplômes et certificats ;
En plus de ces missions, vous pourrez également être amené(e) à contribuer sur la rédaction des procédures et modes opératoires nécessaires à la réalisation des missions ; participer aux grands événements annuels de la direction de l’Enseignement, notamment, l’organisation des cérémonies des diplômes.
Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris.
Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive, ni contractuelle
Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.
Profil recherché
De formation niveau Bac+2/3 en administration, vous justifiez d'une première expérience réussie idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieure.
Vous avez une bonne connaissance des outils de base (Messagerie, Pack Microsoft Office : Word, Excel Powerpoint).
Vous avez le sens du service client.
Votre relationnel, votre organisation et votre proactivité sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.
Qui sommes-nous ?
L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.
Descriptif du service
Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, le pôle Support Académique est organisé en back-office qui assure la coordination entre les différents cycles de formation et un front-office pour répondre aux besoins de ses clients.
Le pôle Support Académique est en charge du suivi des dossiers scolaires, de tous les étudiants, sur toute la durée de leur scolarité, à la fois pour les étudiants (inscription, transcripts, attestations, certificats et diplômes), pour les services internes (gestion des notes, organisation des jurys, requêtes d’informations, évaluation des enseignements) et aussi pour les entités externes (enquêtes nationales, vérification employeurs). Le pôle Support Académique est également en charge de la gestion des bourses, exonérations et prêts, ainsi que du conventionnement des formations.
À propos de l'offre
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Vous bénéficierez des avantages suivants :
25 jours de congés + 18 RTT
Télétravail en fonction du poste
Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%
Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...
Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)
Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%
Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).
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Vacant à partir du 10/10/2025
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Gestionnaire de scolarité
