Gestionnaire Administratif des directions de projets (h/f) - Département des Hauts-de-Seine
Référence : O092240819000281
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : NANTERRE CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La Direction des Bâtiments uvre à la construction et à l'entretien des bâtiments départementaux, avec une volonté de qualité et de durabilité : collèges départementaux publics, établissements culturels, sportifs, sociaux et administratifs. Elle uvre à amélioration de la performance énergétique des 98 collèges publics, qui représentent les 2/3 de ses surfaces bâties.
Son action s'inscrit dans une politique d'investissement ambitieuse au profit de l'attractivité du territoire des Hauts-de-Seine. La construction d'une dizaine de collèges, la construction d'un équipement public culturel destiné au Musée du Grand Siècle à la caserne Sully, l'aménagement du stade Yves-du-Manoir pour l'accueil des JOP 2024 et la construction de deux centres aquatiques à Antony et Sèvres, figurent parmi les projets phares de la direction.
En rejoignant le Département, vous mettrez en uvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Gestion opérationnelle et appui aux gestionnaires de marché :
- Instruire les demandes d'agrément des sous-traitants, demande de compléments, relances, saisie des demandes d'engagement comptable et mise à jour du tableau de suivi
- Intégrer les données dans les outils de suivi d'opérations
- Assister les Directions de Projets pour le suivi de l'exécution des marchés (tableaux de bords courriers spécifiques, saisie des données administratives dans les outils, création des circuits de validation, relances téléphoniques...)
- Saisir les demandes d'engagement et assurer le suivi
- Relancer les opérationnels sur leurs services faits, ou bien les comptables sur le paiement/affectation de factures
- Assurer le rôle de référent sur les marchés d'accord-cadre : tenir à jour le tableau des affectations des prestataires, suivre les montants attribués
Gestion des documents entrants et sortants :
- Gérer le courrier : suivre les arrivées et les départs, assigner les courriers physiques et dématérialisés (via GEC Flower), suivre les réponses ou archiver, gérer les envois postaux
- Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, notes, bordereaux etc.)
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents (courriers, notes...)
- Constituer et préparer des dossiers (reprographie, diffusion etc.)
- Gérer et suivre la circulation des parapheurs papiers ou électroniques
Gestion administrative et matérielle :
- Participer à la gestion administrative d'actes RH (stages, formation, demandes télétravail, etc.), selon les procédures dédiées
- Mettre à jour des tableaux de suivi de gestion administrative et de congés
- Gérer des demandes, réaliser des commandes de fournitures
- Gérer et suivre des demandes informatiques, de matériels et de logiciels avec le service dédié
Assistance des équipes :
- Organiser et préparer des réunions en interne et avec des prestataires extérieurs
- Participer aux réunions d'équipe des Directions de Projets et rédiger des comptes-rendus
Profil recherché
- Ingénieur ou attaché titulaire ou à défaut un contractuel (Article L332-14 du Code général de la fonction publique)
- Connaissance des collectivités publiques et de leur environnement, plus particulièrement du Conseil Départemental des Hauts-de-Seine
- Notions des procédures administratives
- Règles d'orthographe et de grammaire
- Maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, Outlook
- Maîtrise des outils métiers (GEC FLOWER, GED, OCTIME, formulaires métiers...)
- Capacité de consultation et d'intégration de données dans les outils de suivi et de gestion d'opérations
- Mise en forme des documents
- Capacités relationnelles
- Disponibilité
- Esprit d'équipe
- Sens de l'organisation
- Réactivité aux demandes
- Autonomie
Qui sommes-nous ?
Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au cur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs dans la perspective des JO 2024.
L'engagement que nous prenons auprès de tous nos collaborateurs ? Leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels :
- Des sites entre ville, nature et patrimoine, toujours accessibles en transports en commun
- Un rythme qui respecte l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : temps de travail modulable (35h ou 39h), jusqu'à 49 jours de congés par an, télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
- Des formations et un accompagnement à la mobilité professionnelle pour vous soutenir dans la réalisation de vos projets
- Une Université du management avec des parcours de formation personnalisés pour tous les managers
- Des cycles de conférence ouverts à tous pour favoriser une réflexion transversale sur les pratiques professionnelles et les
À propos de l'offre
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L'engagement que nous prenons auprès de tous nos collaborateurs ? Leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels :
- Des sites entre ville, nature et patrimoine, toujours accessibles en transports en commun
- Un rythme qui respecte l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : temps de travail modulable (35h ou 39h), jusqu'à 49 jours de congés par an, télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
- Des formations et un accompagnement à la mobilité professionnelle pour vous soutenir dans la réalisation de vos projets
- Une Université du management avec des parcours de formation personnalisés pour tous les managers
- Des cycles de conférence ouverts à tous pour favoriser une réflexion transversale sur les pratiques professionnelles et les grandes questions de société
- Des avantages pour les agents : titres-restaurant, prise en charge du pass Navigo à 75 %, subvention mutuelle et prévoyance
- Des solutions pour les parents : crèche et centre de loisirs, séjours à petits prix
- La participation aux grands événements sportifs ou culturels du territoire (Festival Chorus, Jazz à La Défense, matchs des clubs partenaires)
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ? -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/02/2025
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Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
