Gestionnaire administratif des Relations Internationales F/H
Référence : 2025-1828795
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)
ENSAM - Localisation : Campus d'Aix-en-Provence - 2, cours des Arts et Métiers, 13617 Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions rattachées au BREI Campus (50 %)
- Assurer la gestion administrative des Relations Européennes et Internationales.
Missions rattachées au SDEI (50 %)
- Assurer la gestion et le suivi des mobilités étudiantes dans différents cadres : doubles diplômes, reconnaissances académiques, Campus France, N+i, etc. ainsi que le suivi des accords de partenariat encadrant ces mobilités.
Activités
A ce titre, il ou elle aura les activités suivantes :
Missions rattachées au BREI Campus (50%)
Suivi de la gestion administrative du BRI
· Assurer l’accueil des étudiants internationaux (démarches administratives, logement, visa, contrat d’études) ;
· Gérer la mise à jour du système de gestion de la scolarité des étudiants de la zone Maghreb ;
· Participer à l’assistance au responsable de parcours dans la préparation des jurys de diplôme pour les étudiants de la zone Maghreb ;
· Gérer les aspects logistiques et administratifs de l’accueil des étudiants, chercheurs étrangers et des délégations étrangères dans le cadre du projet ERASMUS KA171 : échanges/déplacements, bourses d’étude ;
· Participer à l’actualisation des différents tableaux de bords du service.
Participation à la vie du service
· Participer à la continuité de service : polyvalence, appui à l’équipe.
Missions rattachées au SDEI (50%)
Gestion de la mobilité étudiante :
· Accompagner et conseiller les candidats et les établissements partenaires, internationaux et français ;
· Coordonner des actions de communication, tenir à jour, sur différentes plateformes, les catalogues et informations concernant l’établissement ;
· Gérer les candidatures en ligne : mettre à jour les formulaires, vérifier les dossiers, organiser les jurys et suivre les admissions, préparer et envoyer les lettres d’admission ;
· Coordonner et déposer les candidatures aux bourses Eiffel.
· Suivre l’offre de séjour d’études et les documents de mobilité, participer aux affectations, à la préparation des jurys de diplôme.
Partenariats et reporting :
· Suivre les accords de partenariat formation (hors Erasmus),
Informations complémentaires
Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge, ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
- Localisation : Campus d’Aix-en-Provence
Poste disponible à partir de : 1er avril 2025 - Unité d’affectation : Bureau des Relations Européennes et Internationales
- Emploi de catégorie : B
- Type de contrat : Postes ouverts aux titulaires et contractuels
- Durée du contrat (si détachement ou contractuels) : CDD 4 mois
- Quotité de travail : Temps plein
- Rattachement poste-type : Gestionnaire administratif des formations
Candidature
Service Ressources Humaines :
ai-ressources-humaines@ensam.eu
Profil recherché
Compétences requises :
Compétences métier
· S'approprier les procédures de la gestion de la scolarité à l’international et proposer des améliorations
· Connaitre et appliquer le cadre règlementaire et législatif
· Accompagner et conseiller les usagers et collaborateurs dans sa mise en application
· Bonne connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur français ainsi que l'environnement international et les systèmes d'enseignement étrangers
· Bonne connaissance des principaux programmes internationaux et européens de coopération
Compétences numériques
· Maîtriser l’ensemble des outils bureautiques (office 365)
· Être à l’aise avec les outils informatiques pour la prise en main de l’outil de gestion de la scolarité (formation prévue)
· Savoir alimenter des tableaux de bord
Compétences transversales
· Autonomie pour l’application des process établis
· Savoir rendre compte
· Capacité d'organisation et respect des délais impartis dans un cadre de gestion complexe
· Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique serait un plus
· Compétences relationnelles et facilité à travailler en équipe
· Capacité d'écoute, de dialogue et d'adaptation à différents interlocuteurs
· Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
Savoir être
· Rigoureux.se, fiable
· Gestion des priorités, sens de l’organisation,
· Discrétion, sens du service public, bon relationnel
· Savoir travailler en respectant les délais, faire preuve d’initiative et d’une grande réactivité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Depuis sa création en 1780, l’Ecole Nationale Supérieure Arts et Métiers s’attache à répondre aux défis industriels et aux enjeux sociétaux, en constante évolution.
Etablissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) sous tutelle unique du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, il est composé de huit campus et de trois instituts répartis sur le territoire.
Sa première mission : Former des ingénieurs capables de concevoir des produits et systèmes respectueux de l’environnement, mais aussi de contrôler une organisation industrielle en maîtrisant les risques et les coûts.
Descriptif du service
Environnement du poste et missions
Au sein du campus ENSAM d’Aix en Provence, il/elle intégrera le Bureau des Relations européennes et Internationales Campus (BREI) et se verra également confier des missions nationales à accomplir pour le compte du Service du Développement européen et international de la Direction Générale adjointe formations.
Il.elle sera placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable BREI et sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable du SDEI pour les missions centralisées.
À propos de l'offre
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Informations complémentaires/ Profil souhaité
- Déplacements fréquents : non
- Types d’expériences requises : une expérience sur ce type de poste est souhaitée
- Langue(s) parlé(es) souhaité(es) : niveau B2 en anglais (compréhension et expression écrite et orale)
- Niveau d’études : BAC+3
Vos données personnelles
L’ENSAM traite vos données personnelles en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés.Ce traitement s’effectue aux fins de gestion de votre candidature et d’évaluation de vos compétences au regard du poste/du stage pour lequel vous candidatez.
Pour tout exercice de droits sur vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de l’ENSAM à l’adresse dpo@ensam.eu
Pour connaitre de manière exhaustive les données collectées par l’ENSAM et les modalités de traitement de vos données, vous pouvez consulter la politique de protection des données personnelles de l’ENSAM y afférente ICI.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/04/2025
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Gestionnaire de scolarité
