Gestionnaire administratif des réservations et organisation d'évènements H/F)
Référence : 2025-2035830
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ecole Normale Supérieure Lyon
- Localisation : Lyon 7
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
MISSION :
Le/La gestionnaire assure la gestion des réservations des salles de l’École Normale Supérieure de Lyon (notamment l’amphithéâtre Mérieux, les salles de réunion et de cours, les amphithéâtres et autres espaces), dans le respect des missions de service public de l’École.
ACTIVITES :
Activités principales
• Gérer les demandes de réservation des salles pour les activités quotidiennes et les manifestations (scientifiques, culturelles, etc.) en vérifiant leur conformité.
• Négocier et participer à l’établissement des contrats et conventions avec les partenaires internes et externes.
• Proposer des solutions adaptées aux besoins des demandeurs, en prenant en compte les spécificités des événements.
• Assurer le suivi logistique, technique et administratif des réservations, notamment :
• Identifier et recense les besoins matériels, techniques, audiovisuels, et de restauration.
• Solliciter les autorisations nécessaires.
• Travailler en lien avec les services de sécurité, restauration, nettoyage, régie et logistique.
• Coordonner les différents acteurs impliqués (organisateurs, prestataires, services internes) pour garantir le bon déroulement des événements.
• Organiser les visites de locaux pour les futurs utilisateurs et accueillir les prestataires externes.
• Communiquer en interne et en externe sur les événements à venir.
• Classer et archiver les dossiers relatifs aux événements organisés.
• Gérer la location à titre onéreux des espaces et en assurer le suivi financier.
• Assurer le suivi des demandes via les outils.
Activités associées
• Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité du service.
• Réaliser une veille sur les pratiques et les innovations dans son domaine d’activité.
• Valoriser les activités de l’École à travers des actions de communication.
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances sur l’environnement professionnel
• Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de gestion de réservation, et des outils de communication numérique.
• Connaissance des principes de la réglementation relative à l’hygiène, la sécurité et les établissements recevant du public (ERP).
• Familiarité avec l’organisation et les procédures internes de l’École.
• Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique.
Savoir-faire opérationnels
• Collecter, analyser et traiter les demandes de réservation.
• Organiser, planifier et hiérarchiser les activités selon les priorités et délais.
• Proposer des solutions adaptées aux besoins spécifiques des utilisateurs.
• Coordonner les différents services internes et les prestataires externes.
• Rendre compte des actions réalisées et des anomalies identifiées.
• Assurer une communication efficace à l’écrit comme à l’oral.
Savoir-être
• Sens du service public et de l’organisation.
• Capacité à travailler en équipe tout en faisant preuve d’autonomie.
• Rigueur, réactivité, et diplomatie dans la gestion des relations professionnelles.
• Aptitude à s’adapter aux contraintes quotidiennes et à gérer les imprévus.
• Sens du dialogue et du contact avec des interlocuteurs variés.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.
L’Ecole normale supérieure de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l’un de l’autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.
Son budget annuel est d’environ 150 M €.
L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.
Descriptif du service
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
Description du service
Direction des Moyens Généraux
Relation hiérarchique
Sous l’autorité hiérarchique directe du responsable de service gestion des salles.
Relations fonctionnelles
Collaboration avec la Direction, les services administratifs, les laboratoires, et les différents usagers de l’École (internes et externes).
Le gestionnaire est en relation avec la Direction, l’ensemble des services et des laboratoires de l’école. Il est de plus en contact avec l’ensemble des usagers dans le cadre des manifestations organisées dans les locaux ainsi que les Utilisateurs externes de l’ENS de Lyon, organisateurs de colloques et réunions, le Rectorat, les Établissements d’enseignement supérieur et de recherche, les Collectivités territoriales.
À propos de l'offre
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•37h55 hebdomadaires
•Possibilité d'aménagement du travail sur 4,5 jours
•Entre 45 et 50 jours de congés / an pour un temps plein
•75% abonnement de transport pris en charge
•Possibilité de parking sur site
•Participation financière à la complémentaire santé
•Restauration subventionnée
•Télétravail possible, pour les métiers qui le permettent, jusqu'à 2 jours par semaine + jours de télétravail flottants
•Un accompagnement individualisé des parcours de formation pour vous rendre acteur de votre carrière professionnelle.
•La possibilité d'adhérer à une association du personnel proposant des prestations sociales (chèques vacances, participation culturelle...) et des actions de loisirs, sports et détente -
Vacant à partir du 15/09/2025
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Secrétaire
