Gestionnaire administratif (doctorat, HDR et collège des écoles doctorales) – F/H

Référence : 2025-1836088

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Université Sorbonne Paris Nord
    Université Sorbonne Paris Nord (USPN)
  • Localisation : 99 Avenue Jean Baptiste Clément 93430 Villetaneuse
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions
d’enseignement.
Accueil, accompagnement et inscription des doctorants
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Assurer l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Accompagner les doctorants dans leurs démarches administratives, vérifier l’exactitude et la précision
des renseignements fournis dans les dossiers et procéder aux inscriptions des doctorants jusqu’à la soutenance de thèse
- Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative sur la
plateforme des doctorants et sur APOGEE
- Suivre les dossiers des doctorants et relancer les intervenants internes et externes
- Elaborer des tableaux de suivi
- Gérer et suivre les conventions de cotutelle internationale de thèse et les avenants conformément à la réglementation des études doctorales et en lien avec les universités partenaires
- Référente APOGEE
- Référente Plateforme des inscriptions et réinscriptions des doctorants
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité
- Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Classer et archiver les documents
Gestion et suivi des dossiers de d’habilitation à diriger des recherches
- Assurer l’accueil des enseignants-chercheurs candidats à l’habilitation à diriger des recherches (HDR)
- Répondre aux questions des enseignants-chercheurs, les aider dans leurs démarches administratives
et de soutenance d’HDR, vérifier l’exactitude et la précision des renseignements fournis dans les dossiers
- Préparer le dossier d’inscription en HDR pour l’examen par la Commission recherche et après avis des
rapporteurs le dossier de soutenance
- Vérifier la composition du jury, établir les convocations pour l’inscription administrative et la
soutenance, élaborer les attestations de réussite aux diplômes
- Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées (APOGEE) et élaborer des tableaux de suivi
- Référente SIRIUS pour la partie HDR
- Classer et archiver les documents
Gestion administrative du collège des écoles doctorales
- Planifier les séances du collège, préparer l’ordre du jour
- Assurer le bon fonctionnement de l’instance sur le plan académique (documentation des séances, gestion des invitations, …), administratif et logistique (application du règlement intérieur, convocation
des membres, production de documents de travail, invitation d’intervenants extérieurs, réservation de salles, vote électronique, …)
- Rédiger le relevé des décisions et le procès-verbal de séance
- Préparer les

Profil recherché

Connaissances / Savoir
Connaissance de l’environnement professionnel (doctorat, HDR)
Règlementation applicable au doctorat et à l’HDR
Structures de l’établissement

Savoir faire
Savoir planifier et organiser les tâches
Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle
Travailler dans un calendrier contraint
Capacité à s’investir dans des projets
Maîtrise du logiciel Apogée, plateforme des doctorants, Sirius, Savoir utiliser les logiciels de bureautique
(Word, Excel)
Maîtrise de l’anglais

Localisation

Localisation : 99 Avenue Jean Baptiste Clément 93430 Villetaneuse

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé
au nord de Paris. Déployées sur cinq campus, ses activités sont réparties sur les deux départements de la
Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise (Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil)
et sont implantées au sein d’un territoire très dynamique.
L’USPN compte 25 000 étudiants en formation initiale ou continue au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT,
1 institut). Université pluridisciplinaire, son offre de formation est structurée autour de cinq grands
domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et
technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et
communication.
La recherche est développée au sein de 31 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm,
des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles
universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le
dispositif.

À propos de l'offre

  • Poste à pourvoir le 03/03/2025.
    Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
    Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
    Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
    recruteur et d’un représentant de la DRH.

  • Vacant à partir du 24/02/2025

  • Chargée / Chargé de la coordination administrative

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