Gestionnaire administratif du Centre hospitalier universitaire vétérinaire des animaux de compagnie H/F
Référence : 2024-1740653
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
ENVA
ENVA - Localisation : 7 Avenue du Général de Gaulle, 94700 Maisons-Alfort, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la directrice adjointe de l’hôpital, le gestionnaire administratif (H/F) assure les missions suivantes :
Missions principales :
1/ Assurer le secrétariat de direction
· Réceptionner et traiter les appels téléphoniques, les messages électroniques et les courriers
· Gérer les plannings de réservation des salles de réunion ;
· Effectuer les prises de notes, frappe, mise en forme de documents (comptes-rendus de réunions, courriers…) ;
· Contribuer à la diffusion des informations en interne à l’hôpital ;
· Gérer les ordres de mission ;
· Elaborer et suivre les demandes de travaux et d’interventions ;
· Instruire les demandes d’autorisation d’entrées sur le site pour les personnes extérieures ;
· Gérer les clés de l’hôpital ;
· Recueillir, suivre et archiver les courriers de plaintes et réclamations de la clientèle.
2/ Assurer les missions d’administration RH de l’hôpital
Participer aux recrutements annuels : rédaction et mise en ligne des annonces de recrutement, réception et diffusion des candidatures en interne à l’hôpital, convocation
· des candidats aux entretiens et suivi des entretiens ;
· Constituer et préparer les dossiers du personnel du Chuv-AC : rédaction et transmission des fiches navettes, formulaires de l’arrivant, demandes de badges pour les nouveaux recrutés ;
· Assurer la gestion des commandes de linge professionnel et étiquetage des casiers ;
· Être l’interlocuteur auprès des agents pour le suivi des congés, arrêts maladie, absences dans le logiciel Hamac ;
· Recueillir et transmettre mensuellement à la direction des ressources humaines les heures supplémentaires et les astreintes ;
· Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du Chuv-Ac (annuaire et organigramme institutionnel) ;
· Coordonner l’organisation et le suivi des formations internes ;
· Suivre et traiter les diverses demandes des agents ;
· Contribuer au suivi des dossiers stagiaires et des conventions de stage
3) Activités de suppléance du gestionnaire financier
· Assurer la suppléance du second gestionnaire.
Profil recherché
· Connaissance des outils et des principes de gestion RH ;
· Maîtrise des outils de bureautique ;
· Connaissance des méthodes de classement et d’archivage ;
· Savoir mettre en œuvre des procédures de gestion administrative ;
· Savoir s’organiser avec méthode, rigueur et discrétion
· Savoir communiquer avec respect et efficacité
· Faire remonter en temps réel toute information pertinente à la direction
· Travailler en équipe et en réseau ;
Sens du service public et polyvalence.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'Ecole nationale vétérinaire d'Alfort (EnvA) est un établissement public administratif d'enseignement supérieur et de recherche relevant du Ministère de l’Agriculture, qui entretient des liens forts avec son environnement scientifique et universitaire (ANSES, INRA, UPEC, INSERM…). Elle forme près de 850 élèves répartis en 6 promotions. Les enseignements interviennent sur deux sites : à Maisons-Alfort (Val-de-Marne) et au Centre d'Imagerie et de Recherche sur les Affections Locomotrices Equines (CIRALE) à Goustranville (Calvados).
Installée sur un site de 10 hectares, elle fonctionne grâce à 400 personnels enseignants-chercheurs, administratifs et techniques titulaires et contractuels.
Le Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire d’Alfort dédié aux animaux de compagnie (Chuv-Ac), ouvert en 2009, regroupe l’ensemble de l’offre de soins pour les animaux de compagnie : chiens, chats et Nouveaux Animaux de Compagnie (NAC). Cette structure moderne de 3 600 m2 est ouverte du lundi au vendredi de 7h30 à 18h. Un service d’urgences fonctionne 24h/24, le week-end compris. Avec plus de 35 000 actes par an, le Chuv-Ac est un des premiers centres de référence dans sa spécialité en Europe.
Descriptif du service
Le gestionnaire administratif (H/F) du Chuv-Ac est en charge d’appuyer, en binôme avec le deuxième gestionnaire de l’hôpital, la Direction de l’hôpital dans l’exercice de ses missions d’administration (gestion des demandes des services, gestion des personnels, gestion de la communication interne, accueil des nouveaux arrivants…).
Il/Elle est à l’interface entre la Direction de l’hôpital et, d’une part, les cliniciens et personnels techniques et administratifs, et d’autre part, les prestataires extérieurs et le secrétariat général de l’établissement.
Plus particulièrement, il/elle est en charge des aspects RH dans leur gestion quotidienne (organisation des recrutements, relationnel avec les candidats…) et stratégique d’aide à la décision. Il/elle est en lien direct avec la Direction des Ressources Humaines de l’EnvA.
À propos de l'offre
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Adresser votre dossier de candidature : curriculum vitae + lettre de motivation
A l’attention de la Direction des ressources humaines : recrutement@vet-alfort.fr
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CDD de 12 mois renouvelable
Travail sur écran
Temps hebdomadaire de 38h10
50 jours de congés annuels
Certaines missions sont éligibles au télétravail
Assurer la continuité de service avec le second gestionnaire de l’hôpital
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Vacant à partir du 01/11/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
