Gestionnaire administratif du Centre hospitalier universitaire vétérinaire des animaux de compagnie H/F

Le gestionnaire administratif (H/F) du Chuv-Ac est en charge d’appuyer, en binôme avec le deuxième gestionnaire de l’hôpital, la Direction de l’hôpital dans l’exercice de ses missions d’administration (gestion des demandes des services, gestion des personnels, gestion de la communication interne, accueil des nouveaux arrivants…).
Il est à l’interface entre la Direction de l’hôpital et, d’une part, les cliniciens et personnels techniques et administratifs, et d’autre part, les prestataires extérieurs et le secrétariat général de l’établissement.
Plus particulièrement, il est en charge des aspects RH dans leur gestion quotidienne (organisation des recrutements, relationnel avec les candidats…) et stratégique d’aide à la décision. Il est en lien direct avec la Direction des Ressources Humaines de l’EnvA.
Sous l’autorité de la directrice adjointe de l’hôpital, le gestionnaire administratif (H/F) assure les missions suivantes :
Missions principales :
1/ Assurer le secrétariat de direction
·       Réceptionner et traiter les appels téléphoniques,  les messages électroniques et les courriers
·       Gérer les plannings de réservation des salles de réunion ;
·       Effectuer les prises de notes, frappe, mise en forme de documents (comptes-rendus de réunions, courriers…) ;
·       Contribuer à la diffusion des informations en interne à l’hôpital ;
·       Gérer les ordres de mission ;
·       Elaborer et suivre les demandes de travaux et d’interventions ;
·       Instruire les demandes d’autorisation d’entrées sur le site pour les personnes extérieures ;
·       Gérer les clés de l’hôpital ;
·       Recueillir, suivre et archiver les courriers de plaintes et réclamations de la clientèle.

 2/ Assurer les missions d’administration RH de l’hôpital
·       Participer aux recrutements annuels : rédaction et mise en ligne des annonces de recrutement, réception et diffusion des candidatures en interne à l’hôpital, convocation des candidats aux entretiens et suivi des entretiens ;
·       Constituer et préparer les dossiers du personnel du Chuv-AC  : rédaction et transmission des fiches navettes, formulaires de l’arrivant, demandes de badges pour les nouveaux recrutés ;
·       Assurer la gestion des commandes de linge professionnel et étiquetage des casiers ;
·       Être l’interlocuteur auprès des agents pour le suivi des congés, arrêts maladie, absences dans le logiciel Hamac ;
·       Recueillir et transmettre mensuellement à la direction des ressources humaines les heures supplémentaires et les astreintes ;
·       Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du Chuv-Ac (annuaire et organigramme institutionnel) ;
·       Coordonner l’organisation et le suivi des formations internes ;
·       Suivre et traiter les diverses demandes des agents ;
·       Contribuer au suivi des dossiers stagiaires et des conventions de stage
      3) Activités de suppléance du gestionnaire financier