Gestionnaire administratif et financier (f/h)

Assurer la gestion financière des dépenses courantes et des travaux du service Patrimoine Logistique et Maintenance :

• Instruire les dossiers en garantissant leur complétude.
• Recenser et analyser les besoins d'achats.
• Identifier et évaluer les fournisseurs potentiels pour les besoins hors marchés publics, en s’assurant de la qualité et de la compétitivité des offres.
• Demander des devis et procéder à une analyse comparative pour garantir un rapport qualité-prix optimal.
• Gérer les stocks, en s’assurant de la disponibilité des ressources nécessaires et en minimisant les surplus ou ruptures.
• Valider les services faits en vérifiant leur conformité avec les engagements contractuels.
• Assurer un suivi rigoureux des budgets.
• Créer et maintenir des tableaux de bord pour un suivi précis des activités et des indicateurs de performance.
• Émettre des bons de commande sur SIFAC lourd conformément aux procédures.

Superviser le nettoyage de nos 5 bâtiments :

• Contribuer à l'élaboration et au suivi des CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) pour structurer et piloter le marché des prestations de nettoyage.
• Superviser et contrôler l’état de propreté des locaux, en s’assurant que les prestations respectent les standards établis.
• Organiser et réaliser des contrôles réguliers des prestations, en identifiant les écarts éventuels et en proposant des actions correctives.
• Assurer la distribution des consommables aux agents d’entretien, en anticipant les besoins pour garantir la continuité du service.
• Évaluer et proposer des prestations complémentaires en fonction des besoins identifiés et des exigences spécifiques de nos 5 bâtiments.
• Coordonner et planifier les remplacements des agents d’entretien, en garantissant la continuité et la qualité du service.

Participer à la gestion administrative du service :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Gérer les agendas et contrôler les échéances.
• Centraliser les besoins en fourniture de bureau.
• Coordonner les activités internes du service et répondre aux demandes des autres services.
• Assurer le soutien logistique lors de manifestations institutionnelles.