Gestionnaire administratif et financier (H/F) H/F

Le gestionnaire administratif du Chuv-Ac (H/F) est en charge d’appuyer, en binôme avec le deuxième gestionnaire, la direction de l’hôpital dans l’exercice de ses missions d’administration (gestion des demandes des services, gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de service, gestion de la communication interne, accueil des nouveaux arrivants…).
Il est à l’interface entre le Direction de l’hôpital et, d’une part, les cliniciens et personnels techniques et administratifs, et d’autre part, les prestataires extérieurs.
Il est plus particulièrement en charge des aspects financiers dans leur gestion quotidienne (traitement des factures, services faits…) et stratégique d’aide à la décision. Il est en lien direct avec la Direction des Affaires Financières de l’EnvA.
Le gestionnaire administratif et financier peut se voir confier diverses missions d’appui à la direction de l’hôpital.
Sous l’autorité de la directrice adjointe du Chuv-Ac, il exerce les missions suivantes :
 
Missions principales :
1)     Assurer la gestion administrative
·       Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
·       Traitement des courriers
·       Gestion des plannings de réservation des salles de réunion
·       Prise de notes, frappe, mise en forme de documents
·       Diffusion d’informations en interne à l’hôpital
·       Gestion des ordres de mission
·       Elaboration et suivi des demandes de travaux et d’interventions
·       Participation à des actions visant à améliorer la qualité du service de l’hôpital vis-à-vis des propriétaires d’animaux reçus (envoi de questionnaires de satisfaction, réalisation de synthèses pour les mettre à disposition des équipes, etc.)
·       Prise en charge de toute mission de gestion administrative en lien avec le périmètre d’action de la direction du Chuv-Ac
 
      2) Assurer la gestion financière de l’hôpital
·       Gestion et vérification des bons de commande et des factures, réalisation des services faits
·       Assurer le relationnel avec les fournisseurs, demander des devis
·       Suivi des comptes, élaboration de bilans financiers
·       Elaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bords spécifiques
·       Participer au pilotage et au suivi des campagnes d’investissement annuelles
·       Suivi des contrats de maintenance du matériel
·       Suivi des contrats des prestataires de service
·       Suivi des conventions

      3) Apporter un appui, et assurer la suppléance du second gestionnaire administratif
·       Assurer la suppléance du second gestionnaire administratif, en charge des sujets RH