Gestionnaire administratif et financier H/F

Activités principales :

• Accueillir physiquement et/ou répondre par téléphone et par voie électronique aux demandes les usagers du service
• Répondre aux courriels de l’adresse générique : svu@unistra.fr

Gestion financière :

• Coordonner et superviser les achats du Service de la vie universitaire (procédures d’achats, marchés publics…)
• Gérer le stock des fournitures courantes
• Exprimer les besoins d’achats de l’équipe du SVU auprès du Chef de service
• Établir les demandes de bons de commande d’achats du Service, les faire signer à la chef de service (CDS) et les envoyer par mail au pôle financier central de la Direction des finances. Imprimer les BC de la DFI et les faire signer à la CDS pour les envoyer au fournisseur.
• Réceptionner le matériel, constater que la livraison est conforme à la commande, établir le service fait, le faire signer à la chef de service et l’envoyer au Pôle financier
• Gérer les réservations en ligne des titres de transports
• Demander l’établissement des ordres de missions et des états liquidatifs au pôle financier de la Direction des finances
• Classer, archiver les documents financiers du Service
• Compléter le tableau de suivi financier.

Gestion administrative :

Etablir les demandes de contrats de vacations pour les étudiants vacataires du SVU – Mission handicap (selon la fiche de procédure établie par le SVU) :

• Après réception des pièces administratives par les étudiants vacataires concernés et le contrôle de leur validité, enregistrer ces documents et les transmettre au correspondant DRH. Être en lien avec les étudiants vacataires (relances des pièces justificatives…)
• Saisir le vacataire sur Orphée puis la demande de contrat sur l’outil de gestion ARC.
• Mettre à jour le tableau de suivi.

Après la validation de la demande par la DRH et la DFI :

• Transmission du contrat à l’étudiant pour signature
• A la réception du retour de ces contrats, les transmettre pour signature
• A la direction de la RH
• Après le retour DRH (2 ex) en garder 1 pour dossier administratif du SVU + envoi d'un exemplaire à l’étudiant vacataire.

Mise en paiement des heures déclarées par l’étudiant vacataire du SVU – Mission handicap (selon la fiche de procédure établie par le SVU) :

• Contrôle des attestations d’heures déclarées (date, nature de l’activité en cohérence avec le tableau de suivi, début et fin tranche horaire, total des heures).

Contact pour renseignements sur le poste : Diane Dupront, responsable de service,

Tel : 03.68.85.63.72 ; Mail : diane.dupront@unistra.fr