GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)
Référence : 2025-1873860
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut de France
INSTITUT DE FRANCE - Localisation : 23 QUAI DE CONTI 75006 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et , par délégation, du directeur des services administratifs, le gestionnaire administratif et financier (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique directe du chef du service monuments et collections et de la responsabilité fonctionnelle des chargés de conservation et de restauration du patrimoine immobilier.
Le/la gestionnaire administratif et financier (H/F) intervient en appui des agents du service monuments et collections sur le suivi administratif et financier d’une partie des commandes découlant des opérations de travaux, maintenance et restauration lancées par l’équipe.
Il/elle a également la charge de la préparation de la commission semestrielle des monuments et collections et assure le secrétariat administratif du service.
Ses missions principales sont les suivantes :
Secrétariat administratif du service et gestion des demandes transversales
- Engagement des demandes de remboursement de frais de mission dans le logiciel financier Progiciel des Etablissements Publics (PEP). Ce traitement donnant lieu à l’actualisation régulière de l’outil de suivi budgétaire du service et à la communication de bilans réguliers à la coordinatrice des fondations-musées.
- Collecte et transmission des différents besoins du service à destination du service des achats (mobilier, papeterie, etc.), du service informatique (licences, appareils, etc.), du service informatique (frais de mission), de la direction des services financiers et de tout autre besoin transversal.
- Tri des archives (numériques et papier) du pôle « Monuments » ;
- A la demande des chargés de conservation et de restauration du patrimoine, et en tant que de besoin : :
- Elaboration d’un document de suivi des différentes opérations
- Elaboration d’un calendrier partagé de travaux et d’interventions de restaurations
- Mise à jour des documents de suivis d’opérations et du calendrier.
Gestion d’une partie des engagements financiers du service
Engagement et contrôles des bons de commande (<40 000€ HT) du pôle « Monuments » dans le logiciel financier Progiciel des Etablissements Publics (PEP) pour le Palais et les fondations-musées. Ce suivi donnant lieu à l’actualisation régulière de l’outil de suivi budgétaire du service et à l’enregistrement des pièces contractuelles sur le serveur.
Engagement et suivi des commandes de fournitures à destination de l’équipe technique du Palais. Cette opération s’accompagne de l’enregistrement des pièces contractuelles sur le serveur.
Engagement et suivi dans le logiciel financier Progiciel des Etablissements Publics (PEP), les contrats/marchés de maintenance/entretien du Palais ; enregistrement des pièces contractuelles sur le serveur.
Gestion des commandes et relations avec les fournisseurs, notamment pour le suivi de leur facturation.
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Profil recherché
Connaissances – Formation initiale – Expérience
Connaissances des principes de la gestion technique immobilière
Connaissances des règles de la commande publique
Connaissances du suivi des marchés de travaux
Connaissances de la réglementation et procédures en matière de marchés publics
Connaissances relatives au domaine de l’entretien, de la maintenance et de la sécurité des bâtiments
Des connaissances des règles du code général de la propriété des personnes publiques (CGPPP) (réglementation domaniale) serait un atout supplémentaire.
Maitrise de l’Outil informatique (pack Office)
Excellente maîtrise de la langue française
La connaissance de l’environnement technique et juridique des monuments historiques serait un atout supplémentaire, ainsi qu’un intérêt pour le patrimoine culturel immobilier des personnes publiques.
L’appétence du suivi de prestataires de travaux serait un atout complémentaire
Savoir-faire
Savoir gérer des prestataires variés
Savoir suivre les travaux réalisés (avec visites de chantiers)
Savoir assurer des tâches très variées et polyvalentes
Facilitation d’assimilation de nouveaux logiciels (logiciels propres à l’Institut de France)
Savoir-être
Être fiable, autonome, rigoureux et persévérant ;
Capacités relationnelles ;
Sens de l’organisation, des priorités et des responsabilités
Se montrer force de proposition ;
Savoir gérer des projets différents en parallèle ;
Excellentes expressions orale et écrite;
Savoir être disponible
Savoir rendre compte régulièrement au chef de service
Savoir appréhender rapidement un environnement de travail sur plusieurs sites géographiques
Niveau de diplôme : Minimum bac +3 (droit ou gestion de l’immobilier, gestion des monuments historiques) gestion du patrimoine immobilier, bachelor, école de commerce ….
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Elise.reignoux@institutdefrance.fr
- recrutement@institutdefrance.fr
Qui sommes-nous ?
À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE
Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d'un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. ...
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Descriptif du service
Le service monuments et collections s’appuie sur un chef de service et 8 agents à temps plein pour piloter l’ensemble des études, travaux, chantier des collections et suivi du patrimoine immobilier et mobilier de l’Institut de France (Palais du quai de Conti et fondations abritées, hors domaine de Chantilly).
Pôle monuments : un responsable technique (prévention des risques, travaux et maintenance), deux adjoints techniques (électricité et travaux généraux du Palais), deux chargées de conservation et restauration du patrimoine immobilier, un gestionnaire administratif et financier ;
Pôle conservation des collections : une conservatrice des collections et une assistante de conservation.
Le service monuments et collections est notamment chargé des missions suivantes :
-Assurer la conservation des collections de l’Institut de France (hors Château de Chantilly, bibliothèques et musée Jacquemart-André), notamment au travers d’actions en régie, de restaurations et de contrôles des inventaires, pilotés par la conservatrice des collections ;
-Assurer la conservation de l’ensemble du patrimoine immobilier (essentiellement classé ou inscrit au titre des monuments historiques mais également non protégé) de l’Institut de France et de ses fondations-musées, hors domaine de Chantilly ;
-Suivi des travaux au Palais de l’Institut de France et des fondations abritées ;
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À propos de l'offre
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DOSSIER DE CANDIDATURE
Adresser votre dossier de candidature à Monsieur Xavier de BERGH, chef du service Monuments collections par voie électronique à l’adresse : xavier.debergh@institutdefrance.fr
Copie :
Elise.reignoux@institutdefrance.fr
recrutement@institutdefrance.fr
En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM / CANDIDATURE / GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET TECHNIQUE
Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :
· un CV
· une lettre de motivation,
· le diplôme détenu le plus élevé
· le dernier compte-rendu d’évaluation et le diplôme détenu le plus élevé
Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Choisir le service public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.
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Durée du contrat :
Si fonctionnaire :contrat de détachement (garantie de la situation administrative, statutaire et financière) Possibilité de prendre en détachement des fonctionnaires territoriaux avec maintien de l’avancement des échelons et maintien de la cotisation à la CNRACL.
Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois pour la même durée.
Sujétions
- Poste situé à Paris (6ème arrondissement)
- Poste polyvalent
- Permis B serait un atout apprécié
- Déplacements à prévoir (principalement en Ile-de-France)
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Vacant à partir du 01/06/2025
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Chargée / Chargé de prestations financières
