Gestionnaire administratif et financier h/f
Référence : 2025-2099471
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
GIP - FCIP Académie d'Aix-Marseille
GIP-FCIP académie Aix-Marseille - Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
DÉFINITION SYNTHÉTIQUE DU POSTE
Assurer la gestion administrative et financière d’opérations à financements diversifiés : financeurs publics (Pôle Emploi, Conseil Régional…) entreprises, OPCO :
- Suivre et enregistrer les informations en provenance des membres du GIP-FCIP (GRETA) et des partenaires externes : financeurs et chefs de projet de ces opérations, fournisseurs de prestations, etc
- Contrôler les factures transmises par les opérateurs du GIP-FCIP (GRETA et partenaires externes) avant envoi au financeur
- Contribuer à la réponse administrative et technique aux appels d’offres.
La mission s’effectue sous la responsabilité du chef du Pôle Formation continue et en lien étroit avec la directrice technique du GIP-FCIP, la responsable des marchés publics et les gestionnaires administratifs et financiers du service.
Activités principales
Assurer le suivi opérationnel administratif et financier des opérations jusqu’à la facturation et jusqu’au compte-rendu final (bilan)
- suivre et traiter les bons de commandes, alimenter la base de données de suivi extra-comptable du dispositif, gérer la boite mail
- assurer le suivi administratif spécifique des sous-traitants
- consolider les indicateurs relatifs aux bilans de fin de formation et aux enquêtes satisfaction
- contrôler les factures transmises par les opérateurs dans le respect de la procédure de facturation propre au(x) financeur(s)
- valider les factures dans les différentes plateformes dématérialisées (KAIROS – CHORUS…)
- à partir des extractions de Chorus, élaboration des factures de frais de gestion du GIP FCIP avec saisie dans l’outil d’information budgétaire et comptable CEGID Y2
- saisir les éléments de la facture dans le(s) tableau(x) de suivis spécifiques à chaque financeur
- conseiller les opérateurs concernant la facturation
- relancer les opérateurs qui n’ont pas facturés
- contribuer à la préparation du budget annuel du pôle et des budgets rectificatifs ainsi qu’à la réalisation du bilan pédagogique et financier du GIP
- participer à la constitution des dossiers administratifs et techniques pour les réponses à des appels d’offres
- assurer les relations avec : les services administratifs et financiers des GRETA, des entreprises prestataires, des donneurs d’ordre publics ou privés, le service commun et le service comptable du GIP
- archiver les pièces de facturation : électronique et papier pour les pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers.
Profil recherché
Titulaire d’un Bac à BAc +2.
Expérience significative de la gestion administrative et financière
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Connaissances
• Techniques de gestion administrative
Compétences opérationnelles
• Maîtrise des logiciels Word, Excel.
• Compétences pour créer des outils techniques et financiers (Excel) susceptibles d'optimiser la gestion.
• Capacités à s'organiser pour gérer simultanément plusieurs projets.
• Gestion des priorités, des délais et des aléas.
Compétences comportementales
• Aptitudes relationnelles pour travailler en transversalité avec plusieurs types de contacts.
• Rigueur et précision dans l'organisation du traitement et de la saisie de données.
• Autonomie, capacité à s'organiser et à rendre compte.
• Dynamisme et esprit d'initiative
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Depuis 2002, le groupement d'intérêt public de la formation continue et de l'insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l'académie d'Aix-Marseille met en œuvre un ensemble de services concourant à l'éducation, à la formation tout au long de la vie et à l'insertion professionnelle.
Descriptif du service
Le pôle Formation continue du GIP FCIP a pour mission la mise en œuvre et le développement d’actions dans les domaines de la formation continue des adultes, en appui ou en complémentarité de l'offre des GRETA-CFA de l’académie :
- réponses à des marchés publics ou à d’autres appels d’offres en propre ou par le biais de la constitution de groupements impliquant les GRETA-CFA et d’autres organismes de formation, au plus près des besoins des territoires
- portage et pilotage de marchés d'envergure académique ou régionale
- formation des professionnels de la formation, conseil, accompagnement des projets de formation et ingénierie pédagogique
À propos de l'offre
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Merci de préciser impérativement la référence de l’offre d’emploi sinon votre candidature ne sera pas traitée
Envoyer par e-mail sa lettre de candidature et CV au GIP-FCIP :
ce.gip@ac-aix-marseille.fr
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- Autorité fonctionnelle : responsable du pôle formation continue
- Autorité hiérarchique : directeur du GIP-FCIP
- Conditions de rémunération définies selon le statut du candidat retenu
- Corps/ Grade(s) souhaité(s) : catégorie 3 (équivalent catégorie B) Le gip possède sa propre grille de rémunération
- Période du contrat : du 1er janvier au 31 décembre 2026
- Quotité de travail : 70%
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Assistante / Assistant de gestion financière
