Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

Référence : 2024-1653660

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Aix Marseille Université
    Aix-Marseille Université
  • Localisation : Aix-en-Provence
Domaine: Relation à l'usager
Postuler par mail

Date limite de candidature : 01/09/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
  • Nature du contrat

    CDD d'1 an
  • Expérience souhaitée Débutant
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 1912.17€ brut/mois € brut/an
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

Le gestionnaire administratif et pédagogique a pour mission principale le suivi courant des formations proposées par l'ILF. Placé sous l'autorité de la directrice de l'Institut, il travaille au sein d'une équipe de 3 agents, et joue le rôle d'interlocuteur principal pour le public interne et externe de l'Institut.

Activités principales :

Accueillir, informer, orienter les personnels et les usagers (étudiants, doctorants...)
Gérer le courrier et la messagerie
Diffuser et mettre à jour les informations relatives aux formations
Participer à l'organisation logistique et matérielle des manifestations scientifiques de l'ILF et I'UMR DICE (colloques, journées d'étude, séminaires, conférences...)
Assurer le suivi des activités de scolarité des étudiants (candidatures, emploi du temps...)
Participer à l'organisation des examens
Assurer le suivi des enseignants vacataires (dossier de recrutement, service fait, suivi des heures...)
Préparer les déplacements et séjours des intervenants extérieurs en lien avec la gestionnaire financière
Assurer le suivi des conventions de stage
Saisie et mise à jour de données
Editer transmettre des documents
Classer et archiver des documents

Profil recherché

Connaissances :

Connaissance du fonctionnement des Universités appréciée
Techniques de secrétariat (gestion courriers, courriels, archivage...)
Outils bureautique (word, excel, internet...)
Etre à l'aise avec les plateformes de gestion dématérialisée et outils informatiques
 

Compétences métier :

Maitrise des techniques de gestion administrative
Savoir organiser le classement et la conservation de documents et informations
Savoir respecter les procédures administratives et règlementaire
Savoir rendre compte
Savoir saisir et mettre à jour des données
 

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Localisation

Localisation : 3 avenue Robert Schuman - 13621 Aix-en-Provence

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

À propos de l'offre

  • Un processus de recrutement fluide et transparent :

    À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
    En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.


    Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

    - Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

    - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

    - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

    - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

    - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

    - La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

    - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

  • Vacant à partir du 02/09/2024

  • Secrétaire

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