Gestionnaire administratif et relations avec le public (h/f) - CCAS de Fontenay-sous-Bois

Le service Autonomie met en ½uvre des actions et prestations destinées aux personnes âgées et aux personnes en situation de handicap, afin de favoriser leur maintien à domicile dans les meilleures conditions possibles.
À ce titre, il assure notamment les services de portage de repas, de transport pour personnes à mobilité réduite (PMR) et de petites interventions techniques à domicile.

Le/la gestionnaire administratif·ve et relations avec le public occupe un rôle central au sein du service. Il/elle est le premier interlocuteur du public et contribue activement à la qualité de l'accueil et de l'information.
Il/elle assure la gestion administrative et logistique des prestations (planification, suivi des dossiers, coordination des interventions) et veille à la bonne circulation de l'information entre les usagers, les agents du service et les partenaires.

* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public au sein du service Autonomie
* Gérer la messagerie du service : réception, tri, réponse et orientation des courriels
* Informer les usager.e.s sur les prestations du service Autonomie et du service Loisirs Citoyenneté Seniors, et orienter vers les autres services du CCAS ou les partenaires concernés.
* Organiser les prestations portage de repas, petites interventions techniques et transport PMR : gestion des plannings, gestion des appels des publics, coordination avec les agents concernés
* Veiller à la qualité et à la fiabilité de la saisie des données nécessaires à la facturation (création et mise à jour des dossiers et contrats, télégestion, etc.).
* Préparer et mettre en forme les documents administratifs liés aux prestations : courriers, contrats, règlements, envois postaux, et mise sous pli
* Assurer un appui logistique ponctuel (ex. participation exceptionnelle à la livraison de repas en cas de besoin).
* Participer aux réunions de secteur, de service et de direction
* Participer au dispositif du Plan Canicule en binôme avec la gestionnaire administrative (partagée) des services Autonomie et Loisirs Citoyenneté
* Assurer le suivi complet de la téléalarme VITARIS (accueil des demandes, vérification des documents et prises en charges, mise en place, résiliation, restitution du matériel, communication avec le prestataire).
* Tenir des permanences individuelles pour l'accueil et l'accompagnement des usager.e.s
* Réaliser les saisies statistiques journalières (RAD, TAD, Vitaris, interventions techniques, appels, refus, etc.).
* Effectuer des visites à domicile lorsque les usagers ne peuvent pas se déplacer en permanence
* Suivre les impayés en lien avec la responsable de secteur : relances, échanges avec les bénéficiaires, accompagnement.
* Assurer la coordination avec les autres services du CCAS, notamment le service Loisirs Citoyenneté Seniors, ainsi qu'avec les services municipaux.