Gestionnaire administratif F/H – Pôle Achats de la Direction des Affaires Financières (DAF)
Référence : 2024-1779768
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse Jean Jaurès
Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès, à la Direction des Affaires Financières au Pôle Achats. - Localisation : Université Toulouse 2 Jean Jaurès - Campus MIRAIL
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) SMIC € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos missions consisteront à :
1/ Assurer les opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité du Pôle Achats et assurer la gestion des AOT :
•Saisie, mise en forme des documents divers (courriers rapports…, les reproduire et les diffuser) : convocations CAO, rapports de présentation, PV de CAO etc….
•Transmission des pièces du marché à l'agent comptable, au(x) service(s) prescripteur(s), aux gestionnaires financiers
•Organisation des réunions notamment commission marchés à la demande du Chef de service et du chargé des achats
2/ Assurer et garantir la mise à jour des bases de données et des logiciels dédiés :
•SIFAC : suivi de l’éxécution des marchés ; gestion des seuils des différents codes nacres, création des opérations et des unités fonctionnelles dérogatoires ;
•Diffusion des informations relatives aux marchés sur la page l'ENT du pôle Achats;
•Mise à jour des bases de données MAEE et LACT
3/ Contribuer aux différentes analyses et synthèses effectuées par le Pôle Achats :
•Elaboration de tableaux de suivi via des extractions du logiciel SIFAC à la demande
•Elaboration des documents à diffusion interne notamment pour le Conseil d'Administration
•Mise à jour des données transmissibles à l'AMUE et DAE (exemple données Appach)
•Analyse des dépenses d'un marché en vue de pouvoir redéfinir les besoins lors de la relance de la procédure
Profil recherché
Savoirs :
•Maîtrise des outils bureautique pack office et notamment de l’outil excel
•Bonne connaissance du logiciel SIFAC, de l'internet (en particulier de l'ENT) et de la plate achats de l'Etat "Place"
•Maitrise des techniques d'élaboration de documents
•Maitrise des techniques d'accueil téléphonique et physique et techniques de communication
Savoirs faire :
•Sens de l'organisation, de l'anticipation (planification) et du travail dans des délais souvent contraints
•Maîtrise rédactionnelle
•Être force de proposition
•Savoir rendre compte de son activité
Savoir-être :
•Autonomie
•Rigueur
•Discrétion professionnelle
•Curiosité intellectuelle
•Aptitude au dialogue et à la communication
•Dynamisme
•Réactivité et adaptation, polyvalence, travail en équipe, disponibilité
Conditions de diplômes : Bac minimum
Expérience requise : 2 ans d'expérience sur un poste de gestion administrative ou secrétariat administratif
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Finance, banques, assurances, Comptabilité, gestion
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est pluridisciplinaire puisqu’elle embrasse également de manière innovante le champ des sciences et des technologies, mais aussi du droit, de l’économie et de la gestion.
Membre fondateur de l’Université de Toulouse, l’UT2J déploie ses activités de formation et de recherche à Toulouse (campus du Mirail et centre-ville) ainsi que dans plusieurs départements en Région Occitanie et à l’international (Malaisie).
L’université accueille tous les ans plus de 30 000 étudiant·e·s dans 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT) , 1 école interne et 1 INSPE.
Présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).
Les ressources humaines de l’université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant·e·s et enseignant·e·s-chercheur·e·s et 870 BIATSS, pour une masse salariale de plus de 146 M€.
Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
L’université compte 230 000 m2 de surfaces bâties. Le campus du Mirail a été reconstruit dans sa quasi-totalité, offrant un environnement de travail optimal.
Descriptif du service
La Direction des Affaires Financières (DAF) assure des missions transversales pour l'ensemble de l'université (élaboration et suivi du budget, recherche de ressources propres, organisation des déplacements des membres de la communauté universitaire, passation et suivi de l'ensemble des marchés de l'UT2J, etc..) et des missions spécifiques (gestion financière - dépenses, recettes et suivi de l'exécution budgétaire - de 10 composantes).
Le Pôle Achats de la DAF intervient dans la mise en œuvre des procédures adaptées et formalisées de passation des marchés publics prévues par le code des marchés. Il apporte conseil et assistance à l'ordonnateur dans l'exercice de sa fonction d'acheteur, lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre les procédures prévues par le code des marchés. ; aide l'acheteur à choisir la procédure adéquate garantissant la régularité et l'efficacité de la commande publique.
Il met en œuvre et assure le suivi administratif des procédures selon un calendrier imposé par le Code des Marchés Publics.
Vous intégrerez une équipe de 3 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable du pôle Achats.
À propos de l'offre
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Poste ouverts aux titulaires et aux contractuels
Les candidatures sont à adresser par mail via le lien sur l'offre suivante.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Gestionnaire d'un Etablissement Public Local d'Enseignement
