Gestionnaire administratif (F/H)
Référence : 2024-1785444
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Institut Polytechnique de Grenoble
- Localisation : Direction des Ressources Humaines - Service Hygiène et Sécurité
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le Service Hygiène et Sécurité pilote les actions de formation à la sécurité des agents. Actuellement, un recrutement est nécessaire pour assurer les missions d’organisation et de gestion de ces formations. Ces formations sont obligatoires et sont à mettre en œuvre pour assurer les obligations de l’employeur en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Rattaché directement au conseiller de prévention, vous gérerez les aspects administratifs et budgétaires des actions de formation.
Vous serez en lien avec les ingénieurs de prévention, les directeurs d’entités et leurs assistants de prévention ainsi que les référents en formation de l’établissement et le pôle formation des personnels de la Direction des Ressources Humaines.
Vous serez amené.e à communiquer avec les entités de l’établissement et les divers publics tels que les organismes de formation.
Vos activités seront les suivantes :
- Planifier annuellement les stages avec les formateurs et organiser les sessions de formation selon les marchés en cours, rechercher et sélectionner les prestataires pour les formations hors marché
- Engager et suivre les dépenses en respectant le budget alloué : 63 000 euros
- Assurer le suivi des relations avec les divers prestataires et assurer la mutualisation de certaines formations en inter établissement
- Recueillir les besoins en formation (suivi et gestion des inscriptions), saisir les stages dans l’application Siham, informer et inciter les agents à suivre ou à renouveler leurs formations
- Analyser les demandes de formation, informer et orienter les personnels
- Organiser la logistique et les aspects administratifs des formations : suivi des stagiaires sur les tableaux du service et dans Siham, concevoir, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord, suivi des conventions, envoi des convocations et des attestations de présence ou des habilitations, gestion des feuilles d’émargement et des enquêtes de satisfaction, archivage et traçabilité des formations…
- Assurer une communication adaptée des formations avec les entités (mise à disposition des listes des agents formés…) et les organismes de formation
- Rédiger des bilans annuels des formations dispensées
- Participer à la mise en place de marchés pour certaines formations en lien avec la cellule achat de l’établissement
- Appliquer la réglementation
Profil recherché
- Connaître la réglementation en matière de formation sécurité
- Connaitre les techniques de gestion administrative et budgétaire
- Savoir anticiper et planifier des activités en tenant compte des échéances, savoir les respecter
- Savoir informer divers publics
- Savoir réguler les dysfonctionnements, sens du relationnel
Utiliser les outils bureautiques usuels : traitement de texte, Excel, Word
- Savoir rédiger un cahier des charges sur les formations à la sécurité et en vérifier la conformité réglementaire
- Savoir réaliser des synthèses
- Être autonome dans l'organisation du travail
- Avoir une capacité d'écoute et d’adaptation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l'institut d'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.
Grenoble INP - UGA est membre de réseaux internationaux de formation et recherche en ingénierie et management.
Il est reconnu dans les classements nationaux et internationaux.
Descriptif du service
Le service Hygiène et Sécurité a pour mission principale de conseiller la direction de l'établissement et des différentes composantes en matière de conditions de travail et de sécurité des personnes et du public accueilli.
En lien direct avec les assistants de prévention de chaque entité, le service coordonne la démarche d'évaluation des risques professionnels.
Il assure notamment :
- des visites de locaux,
- des analyses de postes de travail,
- l'organisation de formations ou de sensibilisations,
- des avis sur des projets de travaux.
À propos de l'offre
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Modalités de recrutement proposées
- Prise de fonction souhaitée : dès que possible
- Date limite de dépôt de candidature : 16/01/2025
- Poste ouvert uniquement aux contractuel.les (CDD)
- Durée du contrat proposé : 2 mois
- Catégorie B - corps Technicien
- Conditions d'éligibilité : être titulaire d'un BAC
Conditions de rémunération- Fourchette salariale fournie à titre indicatif, de 2236€ (1er échelon) à 2374€ (7ème échelon), brut mensuel, prime incluse.
- La rémunération est fixée selon le reclassement de l'expérience significative pour le poste, sur les grilles de la fonction publique.Affectation / localisation du poste
- Direction des Ressources Humaines - Service Hygiène et Sécurité / Site Viallet - Grenoble
Spécificités du poste- Possibilité de télétravail (2 jours par semaine)
- Temps plein possible sur 4,5 jours
Pour la prise en compte de votre candidature => l’envoi d’un CV et d’une lettre de motivation est obligatoire.
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Vacant à partir du 03/02/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
