GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF FORMATION IFAPS (H/F) – DRH H/F

·         accueil et accompagnement des formateurs et des bénéficiaires (personnes extérieures à l’établissement ou professionnels de l’établissement) 

·         participation active à la mise en œuvre de colloques

Créer et renseigner les tableaux de bord pour le suivi de l’activité 

·         mise à jour des tableaux de bord (programmation des formations, suivi administratif et financier, suivi des heures pédagogiques des formateurs…)

·         relevé des données en vue de statistiques

·         communication des données statistiques et participation à l’élaboration du bilan pédagogique et financier

Archiver les documents en lien avec la réglementation : conventions, programmes, catalogue, actions réalisées, offres de formation

Assurer les fonctions d’accueil du service développement professionnel (activité tournante sur l’ensemble de l’équipe) :

·         réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

·         accueil physique des intervenants, bénéficiaires et professionnels

·         traitement de la messagerie personnelle et de la messagerie commune IFAPS

·         rédaction de courriers internes et externes

·         traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures

Traiter les aspects administratifs, financiers et pédagogiques des offres de formation de l’IFAPS via le site internet de l’organisme :

·         Création et suivi des dossiers en fonction des particularités des formations (sur le réseau et sur le site internet, intégration des coûts, suivi de la formation et correspondance),

·         Engagement financier et mise à jour,

·         Recensement et suivi des inscriptions, exportation des émargements et ajustement si besoin

·         Suivi des conventions avec les établissements demandeurs,

·         Recueil des données et contrats de recrutement des intervenants,

·         Préparation des fiches honoraires des intervenants et de l’état de frais si nécessaire,

·         Synthèse des questionnaires d’évaluation,

·         Facturation (émission de titres),

·         Clôture administrative et financière des dossiers,

·         Mise en application des procédures du service.