Gestionnaire administratif (H/F) au service des Assemblées et de la vie institutionnelle

Référence de l'offre : 191-2024-RSS Date de publication : 21/10/2024
Date limite de candidature : 20/11/2024 Poste à pourvoir : dès que possible
Type d'emploi : Emploi permanent Catégorie : B
Cadres d'Emplois : Rédacteurs territoriaux
Ouverture : aux fonctionnaires et lauréats de concours ; à défaut, aux agents contractuels conformément à l'article 332-8 2° du code général de la fonction publique
Temps de travail : temps complet
Lieu de travail : siège de la Communauté d'Agglomération Pays Basque (64100 Bayonne)

Rattachement hiérarchique : Service assemblées et vie institutionnelle

CONTEXTE :

Au sein de la Direction de l'Administration générale, le service assemblées et vie institutionnelle organise et sécurise la préparation et la tenue des instances communautaires (conseil communautaire, bureau communautaire, conseil exécutif), en relation avec l'ensemble des Directions métiers compétentes. Plus largement, le service est garant de la sécurité juridique des actes règlementaires (délibérations, décisions et arrêtés) produits par l'établissement, et assure le suivi de la vie institutionnelle (suivi et mise à jour des bases de données élus, des représentations au sein des commissions et organismes externes).

MISSIONS :
Assurer à titre principal le traitement des actes réglementaires (arrêtés et décisions)
* Veiller à la qualité et la sécurité juridiques des actes règlementaires : rédaction d'actes, relecture / contrôle des actes produits par les Directions et services, contrôle de légalité, publication, tenue des registres,
* Participer à la mise en place et au suivi d'un système de contrôle adapté (procédures, documents types, outils de traçabilité),
* Contribuer activement à l'organisation, la sécurisation et l'optimisation des processus administratifs et circuits décisionnels.
Participer à titre complémentaire et autant que de besoin selon l'activité du service, à l'ensemble des actions liées à la préparation, l'organisation et la tenue des instances communautaires : préparation des dossiers de séance (contrôle des projets de délibérations, préparation de l'ordre du jour), transmission des dossiers de séance aux élus communautaires, logistique et participation aux séances, préparation et suivi des délibérations (télétransmission au contrôle de légalité, publication), formalités post-séance (procès-verbaux de séance, notifications, tenue des registres).
Assurer au long cours une partie du suivi institutionnel : élaborer et actualiser les bases de données, suivre et ajuster les représentations de la Communauté d'Agglomération au sein de commissions et organismes externes ...