GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (H/F)
Référence : 2023-1425020
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université des Antilles
UNIVERSITE DES ANTILLES - Localisation : Campus de Schoelcher
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le gestionnaire, placé sous l’autorité du responsable administratif de la Faculté de Droit et d’Economie ou de son adjoint, exécute des actes de gestion administrative liés aux enseignements. Il s’occupe de la conception et de la mise en œuvre des emplois du temps des licences et des masters, ainsi que de ceux de 2 instituts (IEJ et IPAG). Il est l’interface entre les étudiants, les responsables de diplôme et les services de scolarité et d’examens.
Profil recherché
Gestion des heures complémentaires des enseignants (permanents et vacataires) :
Transmettre les déclarations prévisionnelles de services aux enseignants titulaires
Transmettre à la gestionnaire en charge des vacataires les déclarations prévisionnelles, les fiches intra établissement, les certificats de service fait pour les vacataires
Transmettre au Doyen les référentiels et les certificats de service fait pour les titulaires en fin d’année universitaire
IEJ (année 2024) :
Informer les étudiants et usagers sur les dates clés (inscription, dates de l’examen…)
En lien avec le Directeur de l’IEJ, effectuer une veille juridique sur les modalités d’organisation de la session d’examen (cf Commission Nationale de l'examen d'accès au CRFPA)
Elaborer un tableau récapitulatif des étudiants inscrits à l’examen d’entrée au CRFPA à partir des dossiers retournés et le transmettre au Directeur, service examen et enseignants de l’IEJ
Préparer les convocations
Elaborer un tableau récapitulatif des étudiants inscrits à la plateforme en ligne de Paris 1 et le transmettre à la gestionnaire en charge du budget, ainsi qu’à Paris 1
IPAG
Informer les étudiants et usagers sur les dates clés (inscription, début des cours…)
Préparer les éléments d’information sur l’IPAG pour la mise à jour du site internet et le service communication
Gérer les pré-inscriptions dans e-candidature de l’IPAG pour la rentrée 2024
En cas d’absence des gestionnaires, assurer le suivi des enseignements :
Accueillir, informer et orienter les usagers du service
Concevoir et mettre en place des emplois du temps (cours magistraux, travaux dirigés et contrôles continus) via HYPERPLANNING
Gestion et diffusion des informations à l’ensemble des étudiants et enseignants
Assurer l’interface avec les responsables de diplômes et les directeurs de département
Assurer la gestion des salles de cours, informatiques, de réunions ainsi que les amphithéâtres
Répondre aux demandes de réservations de salles pour les enseignants, les services communs ou les autres composantes en lien avec la Direction
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Savoirs généraux :
Notions de base de communication écrite et orale
Connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Maîtrise de l'organisation du cursus LMD
Maitrise des domaines de scolarité, enseignement, examen dans une faculté
Maîtrise du logiciel Hyperplanning (formation prévue en cas de non maîtrise)
Savoir-faire opérationnel :
Savoir gérer son activité dans un calendrier prévisionnel et respecter les échéances fixées
Comprendre l'articulation de ses missions en lien avec les autres services
Techniques de prise de note de restitution de l'oral à l'écrit
Travailler en équipe
Comprendre l'articulation des enseignements et les mutualisations
Utiliser les outils bureautiques
Enregistrer et classer des documents
Savoir-être :
Capacité de raisonnement analytique
Maitrise de soi
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Disponibilité
Réactivité
Sens relationnel
Discrétion professionnelle
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université des Antilles (UA) a été transformée par la loi n°2015-737 du 25 juin 2015, à l’issue de la création de l’Université de Guyane. Elle constitue une particularité du livre VII de la troisième partie du code de l’Éducation par la création de deux pôles universitaires régionaux autonomes : la Guadeloupe et la Martinique.
L’UA est un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) pluridisciplinaire avec secteur santé. Son siège se trouve sur le campus de Fouillole, à Pointe à Pitre, en Guadeloupe.
L’université implantée sur deux territoires comprend :
• Le pôle universitaire régional de Guadeloupe : 4 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue et apprentissage et 1 Service culturel ;
• Le pôle universitaire régional de Martinique : 3 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Bureau de la Formation Continue et de l’Apprentissage et 1 Service Culturel
• Des structures transversales : 1 UFR de Santé, 7 Services communs, 1 IPAG.
• 25 structures de recherche (Équipes d’accueil, UMR, structures fédératives, …).
Elle accueille plus de 14.000 étudiants, emploie près de 990 personnels et dispose d’un bâti universitaire d’environ 91.185 m2 et d’un budget annuel global de 100 millions d’euros.
Descriptif du service
La Faculté de Droit et d’Economie, composante de l’Université des Antilles, sur le pôle Martinique compte1 255 étudiants, 52 enseignants-chercheurs, 19 personnels administratifs et techniques, 6 services administratifs et techniques.
Elle est organisée en 2 départements d’enseignements, 6 services administratifs. Elle compte 2 instituts (IEJ et IPAG) et 3 laboratoires de recherche (CERJDA, LC2S et MEMIAD).
L’activité s’exerce au sein du service des enseignements. Ce service assure le suivi des enseignements : élaboration des tableaux d’enseignements, conception et élaboration des emplois du temps de toutes les formations de la faculté, Institut de préparation à
l’administration générale (IPAG), Institut d’études judiciaires (IEJ), suivi des heures et service statutaire des enseignants.
Le service est composé d’un chef de service (catégorie b) et de trois gestionnaires (catégorie c).
À propos de l'offre
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Poste qui demande une disponibilité en fonction des contraintes liées aux emplois du temps.
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Vacant à partir du 15/01/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
