Gestionnaire administratif H/F
Référence : 2024-1699535
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Secrétariat Général du Gouvernement (SGG)
Secrétariat général du Gouvernement Service de documentation - Localisation : 58, rue de varenne, Paris 75007
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le ou la gestionnaire vient en appui des deux gestionnaires d’archives chargés de la gestion et le traitement des dossiers des chargés de mission du SGG.
A titre principal, il ou elle contribue à la mise en œuvre de la politique de collecte, de traitement initial et matériel des archives du SGG.
A cet effet, il ou elle réalise les missions suivantes :
- Gérer le traitement de documents administratifs et de fonds d’archives : tri, classement, cotation, inventaire, reconditionnement, archivage, stockage, indexation ;
- Prendre en compte les flux d’entrée de versements : contrôle des versements, surveillance de l’état physique des documents, application des mesures de conservation préventive, conditionnement, stockage ;
- Préparer des lots de supports en vue de leur numérisation : inventaires pièce à pièce, constitution des lots ;
- Préparer les documents aux versements (mise en carton) ;
- Renseigner, assurer la délivrance des documents.
Le ou la titulaire du poste vient en appui du gestionnaire de documentation en constituant les dossiers de RIM et en les renseignant dans l’outil informatique « Mémorim ». Ce dossier est actualisé, en temps réel, en fonction des modifications apportées dans le cadre de l’organisation de la RIM. Le dossier est enfin complété par le versement des comptes rendus, à l’issue de la RIM. La gestion de ces dossiers est à la fois numérique et papier.
Il ou elle apporte son appui dans traitement et l’indexation dans la base de données « Mémorim » de tout document reçu sur deux boîtes mails génériques dont il assure la gestion.
Enfin, à titre accessoire, il ou elle assure la gestion du secrétariat du service (tenue d'agenda, organisation de réunions), les formalités logistiques d’accueil des nouveaux arrivants et la gestion des fournitures.
Profil recherché
Savoirs :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, Internet, Excel, …) et documentaires (bases de données) ;
- Organiser les éléments d’un fonds documentaire, rédiger les éléments d’un inventaire ;
- Gestion de dossiers papier et numérique.
Savoir-faire :
- Rechercher, exploiter et diffuser des données et des informations ;
- Prioriser les tâches, organiser son travail ;
- Travailler en trinôme.
Savoir- être :
- Sens de l’organisation ;
- Réactivité ;
- Avoir le sens du travail en commun ;
- Faire preuve de discrétion.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le secrétariat général du Gouvernement (SGG) est un organisme administratif chargé d'assurer le bon fonctionnement et la régularité de l’action gouvernementale dont les missions peuvent se décomposer en quatre rubriques :
- L'organisation du travail gouvernemental et le respect des règles de procédure ;
- Le conseil juridique du Gouvernement ;
- La formation d'un nouveau Gouvernement ;
- La supervision des services du Premier ministre.
Le service de documentation du secrétariat général du Gouvernement entreprend des recherches documentaires et juridiques pour les membres du SGG et du cabinet du Premier ministre.
Il garantit la préparation et la conservation des dossiers de réunion interministérielle (RIM) à destination des chargés de mission du SGG, lesquels assurent la coordination interministérielle dans les matières relevant de leur compétence.
Le service est également chargé de la conservation et de l’exploitation de la mémoire du SGG. Enfin, il participe à l’alimentation et à la mise à jour du site Légifrance, ainsi qu’à la production de statistiques.
A ces différentes fins, le service de documentation administre plusieurs bases de données documentaires.
À propos de l'offre
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Port ponctuel de charge possible.
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Vacant à partir du 01/10/2024
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Gestionnaire de ressources documentaires
