Gestionnaire administratif H/F
Référence : 2024-1731615
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
SGDSN
SGDSN - Localisation : Hôtel national des Invalides
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité hiérarchique du chef du bureau infrastructure et maintenance (N+1) et de la cheffe de la division « immobilier et soutien aux services » (N+2), le/la gestionnaire est chargé(e) d’accompagner les agents du bureau infrastructure et maintenance afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative et financière de l’activité immobilière et technique du SGDSN.
Activités financières :
• Etablir et assurer le suivi administratif et financier de toutes les opérations de travaux selon les procédures mises en place pour l’ensemble du service,
• Programmation, gestion et suivi physico financier de l’ensemble des sujets immobiliers,
• Synthèse financière et préparation aux contrôles financiers, conférence immobilière,
• Suivre les procédures d’appel d’offres et des conditions d’exécution d’un contrat, en lien avec le bureau des achats-marchés,
Activités de communication :
• Rédiger des supports de communication en suivant les chartes graphiques (présentations, notes, affiches, rapports, comptes-rendus…),
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services du SGDSN ou entités extérieures),
• Assurer la fluidité de la transmission de l’information et participer à la coordination des acteurs,
• Développer l’accompagnement au changement des services usagers et élaborer des retours d’expérience pour assurer une démarche qualité,
• Standardiser les outils de restitution liés à la maintenance et le maintien en condition opérationnel.
Activités de gestion administrative :
• Coordonner et accueillir les prestataires de travaux et de maintenance,
• Rédiger des notes de synthèse et d’aide à la décision,
• Travaux d’inventaire des données domaniales, mise à jour des outils de suivi de la politique immobilière,
• Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus,
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants,
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire,
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des informations à envoyer,
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…),
• Réaliser les commandes de matériel et fournitures.
Profil recherché
Emploi ouvert aux fonctionnaires et contractuels (contrat de droit public d’un à trois ans en vertu des articles 4/6/6 quater/6 quinquies de la loi n°84-16, renouvelable à l’issue de la période initiale).
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
Connaissances
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point)
Des connaissances en immobilier serait un plus
Savoir-faire
Coordonner différents acteurs
Travailler en réseau, communiquer
Rédiger des notes de synthèses
Créer des supports de communication.
Capacités d'analyse et de synthèse.
Planifier et conduire un projet, une démarche
Etablir et gérer un budget
Gérer des intervenants extérieurs pour la réalisation de prestations
Savoir-être
Respect de la confidentialité
Esprit d'initiative et force de proposition
Faire preuve de rigueur et de méthodologie
Polyvalence
Réactivité et autonomie
Sens des relations humaines et goût du travail collaboratif
Capacité à prioriser
Sens des responsabilités et du service public
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale (SGDSN) assiste le Premier ministre dans l’exercice de ses responsabilités en matière de défense et de sécurité nationale. Il assure notamment le secrétariat des conseils de défense et de sécurité nationale que préside le Président de la République.
Au sein du SGDSN, le service de l’administration générale (SAG) a une vocation transverse : il est responsable de l’ensemble des activités de soutien et d'organisation du SGDSN et des entités qui lui sont rattachées. Il a également en charge un détachement de sécurité. Le service est composé de deux sous-directions : l’une en charge des ressources humaines, l’autre en charge de l’administration générale et des finances (SDAGFIN).
Descriptif du service
La sous-direction de l’administration générale et des finances comprend :
1° Le bureau « pilotage, analyse des coûts et contrôle interne » (PAC) ;
2° La division « finances-achats » qui assure la programmation et l’exécution budgétaire du SGDSN, le suivi des grands dossiers d’investissement du SGDSN et des projets interministériels dont le SGDSN assure tout ou partie du financement, la formalisation et la réalisation de la commande publique ;
3° La division « immobilier et soutien aux services ». responsable du soutien général et logistique du SGDSN ainsi que la conduite de ses travaux d’infrastructure et la maintenance de ses installations techniques.
Au sein de la division, le bureau infrastructure et maintenance (BIM) a pour missions d’entretenir, maintenir en condition opérationnelle, mettre en conformité et sécuriser l'ensemble des bâtiments et des installations techniques du SGDSN.
À propos de l'offre
-
Possibilité de restauration sur place (self), cafétéria. Parking auto et deux roues autorisé sur le site, qui est desservi par les transports en commun (bus et métro).
Administration handi-accueillante.
-
Le poste nécessite une procédure d’habilitation, conformément aux dispositions des articles R.2311-1 et suivants du Code de la défense et de l’IGI 1300 SGDSN/PSE du 9 août 2021.
Il ou elle travaille en transversalité et en relation avec l’ensemble des directions du SGDSN, les services à compétence nationale qui lui sont rattachés et les prestataires techniques, maîtres d’œuvre des opérations.
-
Vacant à partir du 22/10/2024
-
Responsable budgétaire
