Gestionnaire administratif H/F

Au sein du département d'évaluation de la recherche et sous l’autorité directe de la cheffe de département, la ou le gestionnaire administratif coordinateur travaille en étroite collaboration avec les services et départements support du Hcéres, ainsi qu’avec le prestataire de voyages du Hcéres.
Elle ou il assiste la cheffe de département dans son domaine de compétences, en contribuant à l’identification et à la définition des besoins fonctionnels du département.
La ou le gestionnaire administratif coordinateur participe à la mise en oeuvre des procédures relatives au traitement des indemnités, des missions et des états de frais des experts. Elle ou il est force de proposition en matière d’amélioration des processus, de réduction des délais et d’optimisation des outils internes dédiés. Dans ce cadre, aussi à l’aise dans l’exploitation d’outils informatiques que dans les échanges écrits et oraux, elle ou il collabore activement avec la direction en charge du numérique.
La ou le gestionnaire administratif coordinateur est également chargé de concevoir et de piloter les tableaux de bord nécessaires au suivi des activités de l’équipe des gestionnaires administratifs du département. Il ou elle assure la coordination de la préparation et du déroulement des campagnes d’évaluation, et en rend compte à la cheffe de département ou son adjointe.
De plus, en tant que gestionnaire administratif, selon les périodes de l’année, elle ou il sera en charge de plusieurs tâches relatives aux demandes et besoins des experts participants aux comités dont elle ou il aura la responsabilité, depuis la gestion de leurs déplacements jusqu’à leur indemnisation. Il ou elle devra notamment :
 Contrôler les informations de la demande de déplacement avant toute réservation (trajet ou hébergement) ;
 Réserver les déplacements via l’application externe dédiée et le prestataire de voyages, titulaire du marché ministériel (Amplitudes) ;
 S’assurer du bien-fondé des demandes de remboursement des frais et de leur cohérence avec les règles et modalités relatives aux missions du Hcéres,
 Vérifier la présence et la validité de l’ensemble des justificatifs permettant le remboursement des frais ;
 S’assurer de la complétude des fiches experts et des documents afférents nécessaires à leur indemnisation.
La ou le gestionnaire administratif coordinateur peut être amené à avoir des échanges réguliers avec des interlocuteurs internes et externes, de tous niveaux (directeurs, chefs de département, agents des départements d’évaluation, conseillers scientifiques, personnels du secrétariat général).
Ces missions sont susceptibles d’évoluer afin de s’adapter aux changements de procédures. En fonction de sa disponibilité, elle ou il peut être sollicité pour contribuer à des missions transversales du département d’évaluation de la recherche, voire ponctuellement des autres départements du Hcéres.