Gestionnaire administratif pôle gestion de la population - SUIPPES
Référence : O051251024000283
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Suippes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon la grille indiciaire € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Directement rattaché au Directeur Général des services, il/elle assure la réalisation d'une ou plusieurs opérations de gestion administrative dans le domaine d'activité gestion de la population.
Autonomie dans l'organisation du travail et nécessaire polyvalence.
- Assurer le poste d'accueil téléphonique et physique du public
- Garantir l'accueil des usagers et la gestion de leurs demandes
- Gérer le courrier arrivé départ des services communaux
- Gérer les courriels de la messagerie générale
- Renseigner, informer et orienter vers le bon interlocuteur le cas échéant
- Etablir les dossiers de demandes CNI - passeports (contrôler la validité des dossiers : photo, documents fournis...)
- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes
- Remettre et délivrer les documents d'identité
- Traiter la partie administrative (statistiques, destruction, gérer et optimiser le planning des RDV)
- Délivrer les copies d'actes d'état-civil
- Légaliser les signatures
- Contrôler les documents et alerter en cas de problème
- Gérer l'activité de l'Etat civil : rédaction des actes de naissances, reconnaissance, mariage, décès, tenue des registres (mention marginales, tables annuelles, et décennales)
- Réaliser les dossiers de PACS
- Traiter, délivrer les demandes de livrets de famille
- Participer à l'organisation des cérémonies de mariages, PACS et baptêmes républicains.
- Accompagner les élus dans les réunions de préparations aux cérémonies.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement du service à la population
- Assister le responsable du service gestion de la population dans l'organisation du travail en équipe
- Assurer le suivi administratif des autorisations d'urbanisme et autorisations au titre des ERP, des documents en lien avec l'urbanisme
- gestion des listes électorales et du répertoire électoral unique REU
- préparation des scrutins lors des élections politiques
- coordonnateur communal pour le recensement de la population
- gestion des activités funéraires et assurer le bon fonctionnement du cimetière
- enregistrement des opérations funéraires
- Participer à des réunions d'information avec les usagers et/ou partenaire
- Gestion de l'archivage des dossiers du service
Profil recherché
* Savoirs : Connaissance générale sur le fonctionnement l'organisation des collectivités et notamment ses processus décisionnels. Connaître le cadre réglementaire et juridique lié aux domaines d'intervention : Etat civil code civil, plateforme biométrique, circulaire consignes...
* Savoir- Faire (techniques) :
- Maîtrise des procédures administratives et juridiques
- Esprit d'analyse, réactivité, autonomie et prise d'initiative tout en rendant compte à sa hiérarchie
- Qualité relationnelles et rédactionnelles
- Autonomie dans l'organisation des missions
- Savoir organiser son temps et travailler en équipe
- Capacité à hiérarchiser les priorités
- Aptitudes à gérer simultanément différentes tâches
- Grande disponibilité vis-à-vis du public avec une bonne gestion des risques de conflits
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Relation et coopération avec l'ensemble des services, avec d'autres partenaires publics et privés
- Totale rigueur requise, poste pouvant être exposé à des risques d'ordre juridique susceptibles d'engager la responsabilité de l'agent.
* Savoir être :
- sens aigu du service public, de l'organisation et du travail en équipe
- Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Web...)
- Disponibilité auprès des usagers, des élus et des agents
- Savoir réagir rapidement et faire face à toutes situations dans l'urgence
- Méthodique et rigoureux
- Bonne communication interne externe
- Respect du secret professionnel et discrétion
- Capacité à être force de proposition
- Sens des responsabilités.
- Savoir travailler en équipe et seul
- Accueil bienveillant
À propos de l'offre
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Merci de fournir un CV ainsi qu'une lettre de motivation.
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 2ème classe, Rédacteur
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 23/12/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
