Gestionnaire administratif

Missions et activités principales :

Assurer l'accueil et le fonctionnement administratif du service.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique en partage avec l'autre secrétaire du service,
- Répondre par téléphone, courrier ou courriel, aux communes et autres interlocuteurs institutionnels, aux pétitionnaires sur les avis des architectes des bâtiments de France, et/ou l'état d'avancement des dossiers,
- Assurer les missions de l'autre secrétaire du service lors de ses absences,
- Gestion de la communication interne et externe : veille juridique, scientifique et technique,
- Recensement des besoins de fournitures

Assurer le secrétariat d'architectes des bâtiments de France pour un secteur géographique déterminé.
- Gestion de l'emploi du temps compris organisation des réunions des architectes et des agents placés sous leur responsabilité,
- Classer les courriers et les dossiers d'Autorisation des Droits des Sols (ADS) relevant de son secteur.

Gérer les dossiers administratifs et techniques de son secteur, en espaces protégés ou sur Monuments Historiques.
- Saisie et gestion informatisée des dossiers autorisations des droits des sols (Patronum), et de travaux sur les Monuments Historiques,
- Classer et archiver les dossiers Monument Historique,
- Suivi administratif des procédures sites patrimoniaux remarquables (SPR), et servitudes diverses dont l'UDAP est gestionnaire, en lien avec le pôle patrimoine de la DRAC,
- Vérifier et mettre à jour les servitudes d'utilité publique (SUP) sur le Géoportail de l'Urbanisme en lien avec le géomaticien de la DRAC,
- Gérer l'interface avec les autres services de la DRAC.

Assurer pour le service le secrétariat des Commissions Départementales de la Nature, des Paysages et des Sites
- Coordonner les ordres du jour et les agendas avec la préfecture
- Classer et archiver

Gérer les archives courantes et intermédiaires.
- Organiser les éliminations et les versements,
- Conduire et mettre en oeuvre une politique d'archivage du service en assurant le relais entre le service de l'UDAP et l'archiviste chargée de la coordination de la politique d'archivage de la DRAC,

Missions particulières d'appui au service (aux ABF et agents instructeurs) : en cours de définition et développement suite à la progression du traitement dématérialisé des demandes de travaux, dont :

-Suivi administratif de l'élaboration des dossiers de création de périmètres délimités des abords (PDA),
-Veille/suivi des documents d'urbanisme (modification et révision),
-Veille sur le fonctionnement de l'application ADS « Patronum », suivi de dossiers en cours, en lien avec les collectivités concernées (dont suivi particulier des demandes de pièces complémentaires).