Gestionnaire administratif scolarité et diplomation (H/F)
Référence : 2025-1943320
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales (EHESS)
- Localisation : 54 boulevard Raspail 75006 Paris
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS
Le gestionnaire de scolarité assure, dans le respect des techniques, des règles et des procédures, l’ensemble des actes de gestion administrative liés : Aux inscriptions administratives pour tous les cursus de l’établissement ; Au diplôme d’établissement (Diplôme de l’EHESS) ; A 3 commissions spécifiques. Il ou elle contribue de façon plus générale à la vie de l’équipe et assiste ses collègues gestionnaires de scolarité selon les besoins du service et en cas de charge particulière.
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueillir, informer
- Apporter un support aux étudiants dans toutes les démarches administratives liées à leur scolarité et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques
- Réception et traitement des communications téléphoniques
- Traitement du courrier électronique
- Délivrance et rédaction de documents administratifs dans le cadre réglementaire
Assurer l’inscription administrative des étudiants
- Inscriptions administratives tous cursus (M, D, DU, auditeurs libres)
- Contrôle des pièces justificatives
- Contrôle des éléments saisis par les étudiants
- Saisie des inscriptions dans APOGEE
- Edition et remise des cartes étudiants
- Suivi et relance des étudiants dont les dossiers sont attente de PJ
- Suivi et relance des étudiants dont les dossiers sont en attente de paiement.
Suivre administrativement la scolarité des étudiants :
- Modifications éventuelles des dossiers
- Réédition des cartes d’étudiants et certificats de scolarité
- Mise en qualité de la donnée pour les remontées de données auprès des opérateurs de l'Etat (SISE, SIREDO, passeport de compétences, CVEC) et établissement (bilan stat) : Correction des anomalies
Editer et délivrer les diplômes en lien avec les gestionnaires de mentions
- Gérer la procédure de suivi des arrêtés de désignation des jurys d'examens (en lien avec les formations et la DAJA)
- Collecter et vérifier la recevabilité des PV de jury
- Contrôler les résultats des étudiants admis en master,
- Editer les attestations de réussite en master et les ADD
- Editer les diplômes et duplicata en master
- Appui au service de l’école doctorale pour l’édition des diplômes de doctorat et HDR
- Suivi du circuit des signatures : président EHESS, recteur,
- Assurer le lien entre l'établissement et les services du rectorat en charge de la diplomation
- Délivrer les diplômes
- Commander les parchemins auprès de l'imprimerie nationale
Chargé du suivi de l'archivage
- En lien avec le service des archives de l'établissement
- Contribuer à la mises (ou s'assurer de) en œuvre les procédures d'archivage,
- Suivre les versements et préparer les éliminations d'archives
Missions transverses
- Participer activement aux réunions
- Contribuer à l'élaboration et à l'amélioration des procédures
- S’informer et se former
- Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions
- Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Connaître l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur
- Connaître la réglementation relative à la scolarité et aux formations universitaires
- Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Posséder une bonne expression orale et écrite
Compétences opérationnelles
- Capacité à appréhender les enjeux des dossiers traités
- Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
- Savoir appliquer la réglementation et respecter les procédures
- Maîtriser l’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité : Apogée, ecandidat
- Maîtriser les outils de bureautique (word, excel, powerpoint)
- Savoir organiser son travail en hiérarchisant les priorités,
- Savoir rendre compte de son activité
Compétences comportementales
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Capacité à gérer le stress
- Capacité d’adaptation
- Rigueur / Fiabilité
PROFIL RECHERCHE
- Niveau baccalauréat exigé pour les agents contractuels
- Expérience souhaitée : 3 années
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 500 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 40 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche. L’École est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet.
Descriptif du service
La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.
Le missions du service de la scolarité (composé de 4 agents) s’organisent autour de 3 missions principales : l’admission, l’inscription administrative et la diplomation. Il assure la cadrage juridique, procédurale et applicatif pour ces trois missions en lien avec la référente fonctionnelle des applications et les services concernés de la DEVE et plus largement de l’établissement. Il assure le contrôle et la mise en qualité des données saisies dans le système d’information de scolarité. Il assure la préparation des campagnes d’admission et d’inscriptions administratives, procède aux opérations relatives aux inscriptions administratives (IA) ainsi qu’au suivi des procédure de césure, les régimes spéciaux d’études et l’ensemble de la gestion de la diplomation. Enfin, il gère un diplôme d’établissement et assure le secrétariat de la commission de la scolarité.
Le·La gestionnaire est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service.
À propos de l'offre
-
Niveau de recrutement : Technicien (Catégorie B)
BAP et emploi-type : J4C42 – Technicien·ne en gestion administrative
Niveau de rémunération :
- Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
- Agents contractuels : selon profil et expérience (+prime de fin d’année)
Localisation du poste :
Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) / Service de la scolarité
54 boulevard Raspail – 75006 Paris
Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 2 ans renouvelable)
Dans le cadre de notre politique d’inclusion, nos postes sont ouverts à toutes et tous. Des aménagements de poste à destination des personnels en situation de handicap peuvent être mis en place pour garantir l’accessibilité et l’exercice des missions dans les meilleures conditions.
Poste à pourvoir à partir du 1er septembre 2025
-
Vacant à partir du 04/06/2025
-
Gestionnaire de scolarité
