Gestionnaire administratif service Recherche
Référence : 2025-2085219
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut d'Administration des Entreprises de Paris (IAE Paris)
IAE SORBONNE - PARIS - Localisation : IAE Sorbonne Paris - 75013
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions :
Sous la responsabilité de la cheffe du service Recherche, le ou la gestionnaire administratif(ve) assure le suivi des activités administratives du LAB IAE Paris-Sorbonne.
Activités principales :
1. Gérer la formation doctorale et HDR en sciences de gestion
- Conseiller et orienter les candidats dans leurs démarches administratives.
- Recevoir, vérifier et assurer le suivi des dossiers de candidature conformément aux procédures de l’École Doctorale.
- Gérer les comptes CPF, de l’acceptation des demandes jusqu’à la facturation.
- Organiser et suivre le déroulement des cours doctoraux.
- Apporter un appui logistique et administratif à l’organisation des comités de suivi individuel (CSI).
- Assurer le suivi administratif des doctorants, de l’inscription à la soutenance.
- Instruire et suivre les demandes de bourses, contrats doctoraux et conventions CIFRE.
- Gérer l’attribution des ECTS en conformité avec la réglementation de l’École Doctorale.
- Préparer, organiser et suivre les soutenances de thèse.
- Éditer et transmettre les diplômes de doctorat.
- Assurer le suivi administratif des anciens doctorants.
2. Organiser et suivre les missions des chercheurs et doctorants
- Recevoir, contrôler et traiter les ordres de mission.
- Effectuer les réservations de transport (billets d’avion, de train, etc.).
- Établir les bons de commande et en assurer le suivi en lien avec le service financier.
- Rédiger les certificats administratifs nécessaires au bon déroulement des missions
Profil recherché
Savoir faire
- Appliquer les procédures administratives et financières propres aux activités de recherche et aux formations doctorales.
- Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers des doctorants et chercheurs.
- Organiser les missions et déplacements dans le respect des règles budgétaires et institutionnelles.
- Préparer et suivre les soutenances, réunions et comités de suivi individuel.
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs nécessaires aux activités du laboratoire.
- Collecter, vérifier et transmettre les informations entre les différents services et partenaires.
Savoir être
- Sens du service et de l’accueil.
- Rigueur et sens de l’organisation.
- Goût du travail en équipe.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Réactivité et adaptabilité face aux imprévus.
- Autonomie dans l’exécution des tâches.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Formations générales
Compétences attendues
Compétences et connaissances requises :
Connaissances générales
• Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
• Maîtrise des outils de gestion administrative et financière (SIFAC apprécié).
• Maîtrise des logiciels de gestion de la scolarité (APOGEE, EPI).
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Pratique professionnelle de l'anglais (niveau B1 à B2).
• Maîtrise des outils de gestion de la relation usager
Langues
- Anglais Avancé ou indépendant
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Sonia Nahum
- Inès Chastagner
Qui sommes-nous ?
Présentation de l’IAE Paris-Sorbonne
L’IAE Paris Sorbonne Business School est un établissement public administratif associé à l’université Paris 1
Panthéon-Sorbonne pour la délivrance de ses diplômes et pour sa recherche.
Spécialisé dans l’enseignement et la recherche en sciences de gestion et du management, l’établissement est constitué de 120 collaborateurs enseignants, enseignants-chercheurs et administratifs, et plus de 250 chargés d’enseignement.
Depuis sa création en 1956, l'IAE Paris - Sorbonne s’est engagé dans la double compétence en management pour les cadres et les étudiants en poursuite d’études. Plus de 40 programmes de formation diplômants généralistes et spécialisés sont aujourd'hui proposés à ses 2 800 étudiants (Doctorat, Masters spécialisés, MBA(s), Diplômes d’université).
Situé actuellement au 8 bis rue de la Croix Jarry 75013 PARIS, au sein du Centre « BIOPARK », l’IAE Paris Sorbonne est actuellement engagé dans un projet de relocalisation dans le cadre d’une nouvelle location, avec un déménagement prévu d’ici novembre 2025 vers un site situé au 11 rue Ponscarme, 75013 PARIS. L’établissement est passé aux compétences et responsabilités élargies au 1er janvier 2024.
Descriptif du service
Présentation du service Recherche / LAB
Placé sous l’autorité de la Secrétaire générale de l’IAE Paris-Sorbonne, le service Recherche – LAB IAE Paris-Sorbonne, assure la coordination des activités scientifiques, administratives et financières liées à la recherche en sciences de gestion.
Elle a pour mission de soutenir la production et la valorisation des travaux de recherche, d’accompagner les enseignants-chercheurs et doctorants dans leurs démarches administratives, et de garantir la bonne mise en œuvre des procédures budgétaires et contractuelles associées aux chaires et projets de recherche.
Le service se compose d’une responsable, d’un ingénieur d’études, d’un gestionnaire administratif et de plusieurs contractuels de recherche, intervenant sur des projets spécifiques ou rattachés aux chaires (doctorants et collaborateurs).
À propos de l'offre
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Activités secondaires :
- Assurer l’interface quotidienne avec les services Scolarité, Finances et Communication pour le bon déroulement des activités du laboratoire.
- Répondre avec réactivité aux urgences administratives (organisation de soutenances, respect des délais réglementaires, traitement prioritaire de certaines demandes).
- Communiquer en anglais avec les doctorants et intervenants internationaux dans le cadre des démarches administratives ou de la préparation des soutenances.
- Contribuer ponctuellement à la mise en œuvre de procédures collectives, notamment dans le cadre de la préparation de marchés publics ou d’achats liés à la recherche.
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Vacant à partir du 21/10/2025
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Chargée / Chargé du pilotage de l'offre de formation
