Gestionnaire administratif-ve

Vous travaillerez principalement sur le centre INRAE Grand Est-Nancy basé à Champenoux avec quelques déplacements ponctuels à prévoir sur Reims. Vous serez placé-e sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de l'unité PolGEst et la responsabilité fonctionnelle des directeurs d'unités pour lesquels vous apporterez un appui.

Vos missions principales seront les suivantes :
- gestion budgétaire et financière : pilotage du budget, exécution des dépenses, réalisation des appels d’offres, suivis de la facturation, gestion et suivi des recettes ;
- gestion des contrats de recherche et production des justifications financières ;
- gestion de déplacements des personnels des unités et des invités : établissement des ordres de missions et des états de frais, réservation de transports et hébergement, suivi de tableaux de bord ;
- gestion administrative courante, aide à la réalisation d’enquêtes et de bilans, etc. ;
- gestion RH des personnels permanents et non permanents, suivi des salaires des CDD, suivi des congés et absences, prise en charge et accueil de personnes extérieures françaises et étrangères.
- soutien logistique de l’activité du service et d’évènements internes ou externes (conférences, réunions, colloques, ...).
Vous serez en interaction avec les gestionnaires de proximité, les directeurs-trices et les agents des unités dont vous aurez la charge, les agents des services d’appui à la recherche et du service financier et les fournisseurs.
Vous assurerez une continuité de service avec l’équipe du Pôle de gestion.
Vos activités seront les suivantes :
- Traiter les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
- Suivre le budget de l’unité ;
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) ;
- Contrôler les échéances ;
- Gérer le courrier, la messagerie ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion ;
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Assurer une veille juridique ;
- Classer et archiver les documents.