Gestionnaire administratif·ve - Affaires Doctorales

Les activités seront menées en collaboration étroite avec les 7 écoles graduées, la Direction des Ressources, la DTIMP, la
DAF, les responsables administratifs d'unités de recherche.

En dehors des missions principales, l'agent participera à la démarche qualité du service et pourra se voir confier des missions
ponctuelles transverses en collaboration avec certains collègues de l'équipe. Tout comme l'ensemble de l'équipe, il ou elle
participera à l'ensemble des réunions de pilotage avec les EG et sera ainsi intégré.e à l'ensemble de l'activité du service.

ACTIVITÉS

- Traiter et assurer le suivi des demandes de recrutement, des doctorants, en vérifier la conformité et faire valider le budget
- Mettre en place les activités complémentaires en lien avec les services financiers et RH en conformité avec la réglementation
- Générer, alimenter et suivre annuellement la base de données partagée "doctorants"
- Contrôler la qualité des données de financement dans ADUM (logiciel de gestion du doctorat) en lien avec les EG
- Participer à l'organisation des évènements mis en place par le service et gérer les aspects logistiques
- Informer les doctorants, directeurs de thèses, gestionnaires sur les procédures relevant de l'activité
- Participer à la démarche qualité du service
- Produire des indicateurs et bilans statistiques de l'activité

- Participation à l'élaboration et la mise en oeuvre de processus liés aux affaires doctorales en lien avec la cheffe de service,
intégration des groupes de travail afférents
- Traiter les conventions d'accueil sortantes des doctorants en veillant à la conformité des conditions d'accueil en lien avec le STIJ
- Suivre la réglementation en matière de doctorat
- Produire des extractions à partir d'ADUM et en exploiter les données
- Participer à la préparation des réunions de pilotage du service avec les 7 écoles graduées

Les missions seront susceptibles d'évoluer.