Gestionnaire Administratif(ve) - COMMUNE D EMBRUN

Gestionnaire administratif(ve)

Accueil physique et téléphonique
 Information et orientation des différents publics
 Analyse et gère les demandes d’information
Secrétariat et gestion administrative
 Réalisation de travaux bureautiques
 Tri, classement et archivage de documents
 Réception, enregistrement et distribution du courrier
 Recensement des besoins en fourniture de bureau et gestion de l’approvisionnement
 Suivi des procédures administratives inhérentes au service
 Suivi des mises à disposition des équipements : convention, acte d’engagement
 Gestion des conventions et des partenariats : suivi, facturation et relance pour paiement
 Gestion des plannings divers et remise des clés (équipements sportifs/minibus)
 Echange avec les différents partenaires pour la constitution et le suivi des dossiers
 Assure la gestion et le suivi des réservations des minibus pour toutes associations et communication des changements.
 Suivi et mise à jour des plannings des équipements sportifs et communication des changements.
 Saisie et mise à jour des bases de données
 Suivi agenda et rendez-vous de l’élu et du responsable du service
 Assure la planification des rendez-vous pour les réunions de coordination des manifestations
 Relation étroite avec l’ensemble des services et les usagers
 Renfort administrative pour les tâches de secrétariat de l’OICS
 Assister le Responsable du service dans l’organisation des évènements portés par le service des sports (fête du vélo, fête du plan d’eau, forum des associations…)