Gestionnaire administratif.ve - METROPOLE ROUEN NORMANDIE
Référence : O076250328000309
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Rouen
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
En lien avec la chargée de gestion administrative, vous assurez la gestion administrative et les travaux comptables permettant le bon fonctionnement du Cabinet du Président et organisez les réunions institutionnelles et stratégiques du Président et des élus.
Dans ce cadre, vos missions principales sont :
Gérer l'organisation des réunions institutionnelles et stratégiques du Président et des
Elus et assurer la gestion des déplacements du Président : Recueillir les demandes de réunions formulées par les directions, faire valider et prioriser leur bien-fondé par le Directeur Général des Services. Organiser des réunions avec des Elus, avec d'autres collectivités concernées et avec des collaborateurs en coordonnant tous les agendas et réaliser les relances le cas échéant. Confirmer par mail aux Départements, aux directions, au DGS et aux Elus les dates définitivement retenues et en assurer la logistique. Constituer des dossiers pour la préparation des réunions et veiller au respect des délais de
transmission de documents avant les réunions. Organiser les déplacements du Président, des Elus et des collaborateurs du Cabinet et réaliser les différentes réservations liées à ces déplacements.
Gérer les travaux administratifs pour le Cabinet du Président : Assurer l'accueil téléphonique et physique, le suivi des messages téléphoniques. Rechercher et diffuser des informations, effectuer des recherches documentaires et mettre à jour des bases de données. Traiter, rédiger et mettre en forme les courriers et autres documents en appliquant les procédures. Suivre les courriers sur le logiciel Post-Office. Assurer le suivi des parapheurs soumis au visa du Président ou des Elus. Préparer les dossiers journaliers du Président en lien avec la Direction Générale des Services. Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
Gérer le suivi des demandes et réclamations des usagers : Collecter, classer et prioriser les courriers et demandes des usagers adressés à la Métropole nécessitant un suivi particulier. Communiquer au Président les éléments recueillis puis veiller au suivi de la demande.
Gérer le suivi des notes et courriers signalés et annotés par le Président : Suivre les courriers annotés par le Président, veiller au retour des informations dans des délais corrects et relancer le cas échéant. Collecter les informations en retour et les porter à la connaissance du Président. Classer les courriers signalés en fin d'instruction de la demande.
Profil recherché
Issu.e d'une formation secrétariat et/ou assistant.e de gestion, vous justifiez de plusieurs
années d'expérience de travail dans des fonctions similaires, notamment, au sein d'un Cabinet d'une administration publique. Doté.e d'excellentes capacités organisationnelles et de communication, vous connaissez l'environnement institutionnel ainsi que ses procédures administratives. Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles et faites preuve d'aisance dans l'expression orale. Vous êtes respectueux.se des consignes et procédures et savez vous adapter aux urgences et imprévus, tout en sachant faire preuve d'initiative et de créativité. Vous maitrisez le Pack Office, Post office et connaissez les techniques de secrétariat. Vous êtes pro actif(ve), rigoureux(se), autonome, discrète et disponible pour assurer des permanences le matin et le soir jusqu'à 18h30.
Qui sommes-nous ?
La métropole rouen normandie
501 000 habitants - 71 communes
À propos de l'offre
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Référence CAB.25.07-AL
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 05/09/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
