Gestionnaire administratif.ve Centre des Etudes Doctorales
Référence : 2024-1636824
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Pau et des Pays de l'Adour
Le Centre des Etudes Doctorales (CED) permet de mettre en œuvre la politique doctorale de l'université. - Localisation : Pau
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
Accueil et suivi des doctorants :
- assurer la coordination administrative des écoles doctorales, l’accueil et l’information des doctorants et des interlocuteurs internes et externes (usage de l'anglais et de l'espagnol à l'écrit et à l'oral)
- assurer un suivi pédagogique (relances, réponses aux requêtes, attestations...)
- assurer un rôle d’interface et de coordination avec les différents services administratifs de l’université
- assurer le lien entre la direction des écoles doctorales et les différents partenaires (les directeurs de thèse, les laboratoires, la Direction des Enseignements et de la Vie Etudiante (DEVE)…)
- participer à l'organisation des évènements du CED (rentrée officielle, journées des EDs, Doctoriales, cérémonie de
remise des diplômes...)
- Mettre à jour les sites web des EDs SEA et SSH
Inscriptions (environ 500 doctorants) :
- gérer le processus d’inscription dématérialisé dans l’application Accès Doctorat Unique et Mutualisé (ADUM), de l’admission à la soutenance de thèse, en s’appuyant sur la réglementation en vigueur
- saisir les données dans l’Application pour l'Organisation et la Gestion des Enseignements et des Etudiants (APOGEE) autorisant les inscriptions administratives au Pôle Scolarité Centrale
- gérer des demandes de codirection de thèse en lien avec la Direction de la Recherche et de la Valorisation
Formation doctorale et soutenance des thèses :
- enregistrement des heures de formations suivies hors catalogue ADUM
- vérification du portfolio des formations suivies par les doctorants et du dépôt de la thèse dans ADUM
Instruction de la soutenance des thèses :
- contrôle des données relatives à la soutenance dans l’application ADUM (rapporteurs et composition des jurys…)
- suivi des documents pour transmission à la Vice-Présidente de la Commission de la Recherche, diffusion des avis de soutenance, interface avec les correspondants STAR du Service Commun de Documentation
- saisie du résultat d’admission dans ADUM et édition des attestations de réussite après réception des rapports de soutenance
- vérification de la conformité des documents relatifs à la soutenance (PV, autorisation de diffusion, rapport…)
- saisie dans APOGEE des données de soutenance pour édition des diplômes
Gestion des diplômes :
- contrôle du dépôt de thèse à la bibliothèque universitaire pour délivrance du diplôme
- contrôle des données renseignées sur les diplômes avant édition par la DEVE
- remise des diplômes lors de la cérémonie ou envoi postal, archivage
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données :
- alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information dans le cadre des enquêtes de l’établissement et des tutelles (financement des doctorants, enquête SIREDO…)
Profil recherché
COMPÉTENCES PRINCIPALES
CONNAISSANCES
• Organisation et fonctionnement des établissements publics à caractère scientifiques, culturels et
Professionnels
• Réglementation et procédures relatives à la formation doctorale
• Connaissance des partenaires et des réseaux de la formation doctorale
• Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Techniques d'accueil et d’informations
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Techniques de gestion administrative
• Culture internet
COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Sens relationnel
DIPLÔME RÉGLEMENTAIRE EXIGÉ
• Être titulaire d'un titre ou d'un diplôme classé au moins au niveau 4 (anciennement niveau IV).
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
• Organisation et fonctionnement des établissements publics à caractère scientifiques, culturels et
Professionnels
• Réglementation et procédures relatives à la formation doctorale
• Connaissance des partenaires et des réseaux de la formation doctorale
• Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Techniques d'accueil et d'informations
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Techniques de gestion administrative
• Culture internet
COMPETENCES OPERATIONNELLES
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques
COMPETENCES COMPORTEMENTALES
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Sens relationnel
Langues
- Anglais Avancé ou indépendant
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’UPPA est une université multi sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet et Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes : université pluridisciplinaire (hors santé)
Avec 19 unités de recherche, une trentaine de chaires d’expertises de haut niveau et 9 laboratoires communs en association avec de grands organismes de recherche (CNRS, INRAE, Inria) et des partenaires institutionnels et industriels, l'UPPA est un acteur majeur du développement scientifique et économique dans le sud aquitain. Cette organisation implique un effectif total de près de 600 personnels permanents et 190 non permanents. Les deux écoles doctorales, Sciences Exactes et leurs Applications et Sciences Sociales et Humanités complètent la structuration de l’environnement recherche avec 564 doctorants inscrits en 2022-23.
Labellisée Investissement d’avenir, l’Université de Pau et des Pays de l’Adour (UPPA) est reconnue en tant qu’université d’excellence avec le projet I-SITE E2S UPPA, Solutions pour l’Énergie l'Environnement, porté par le consortium UPPA, INRAE, Inria, CNRS et récemment avec le label d’excellence IREKIA (développement du campus sur la Côte basque) et l’obtention du PUI (Pôle Universitaire d’Innovation). Grâce à ses coopérations internationales, l’UPPA rayonne également au niveau européen avec le label Universités Européennes obtenu pour les projets UNITA puis RE UNITA sur le volet Recherche.
Descriptif du service
En lien direct avec les Ecoles Doctorales (EDs), composantes internes des collèges de l’établissement, le Centre des Etudes Doctorales (CED) permet de mettre en œuvre la politique doctorale de l’université. Il fixe des objectifs stratégiques en conformité avec ceux de l’établissement, coordonne toutes les actions communes des écoles doctorales, plus particulièrement celles de formation, et assure la communication au niveau national et à l’international. Le CED est la structure administrative de mise en œuvre de la politique de formation doctorale définie par les instances du CED et par ces deux Ecoles Doctorales, l’Ecole Doctorale des Sciences Exactes et leurs Applications (ED-SEA 211) et l’Ecole Doctorale des Sciences Sociales et Humanités (ED-SSH 481). Dans ce cadre, le gestionnaire administratif a pour mission d’assurer la gestion administrative, l’accueil et le suivi des doctorants pour le compte des 2 écoles doctorales de l’UPPA dans le respect de la réglementation.
À propos de l'offre
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Entretiens de recrutement prévus à partir du 27 août 2024
Prise de poste au 01/09/24
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Déplacements inter-campus et hors campus à l’occasion d’évènements ou de missions relatives au CED
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Vacant à partir du 02/09/2024
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*Chargée / Chargé des études doctorales*
