Gestionnaire administratif.ve d'un laboratoire de recherche 80 % F.H
Référence : 2024-1770346
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Jean-Monnet - Saint-Etienne
Université Jean Monnet - Localisation : Faculté Arts Lettres Langues
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Prévoir disponibilité pour un entretien le jeudi 9 janvier après-midi.
POSITIONNEMENT
Le.a gestionnaire administratif.ve travaillera au sein du pôle recherche de la Faculté Arts, Lettres Langues (ALL). Sous la responsabilité du.de la coordinateur.rice, le.a gestionnaire assurera son service auprès des différents centres de recherche, dont une partie substantielle comme référent ECLLA (60%), IHRM (20%) et les 20% restant en fonction de l’activité du pôle.
Son bureau sera situé au bâtiment M du site Tréfilerie.
Le pôle compte également une coordinatrice, deux gestionnaires administratives, une gestionnaire financière. Il est placé sous la direction du responsable administratif de la faculté ALL. Il regroupe les laboratoires de recherche ECLLA, IHRIM et HISOMA, les laboratoires junior GRAPHÉ et ANCOLI, la structure de recherche ALLHIS. Il accueille 76 chercheurs titulaires, 4,5 chercheurs contractuels et 71 doctorants.
MISSIONS
Volet administratif
Secrétariat du laboratoire :
- Vie du laboratoire : présence aux AG, bureaux, réunions diverses
- Participation à la préparation des réunions, gestion des documents à consulter, de l’émargement, etc.
- Participation à la rédaction des comptes rendus
Appuis à la recherche :
- Gestion des déplacements des membres du laboratoire (enseignants-chercheurs, doctorants et associés)
- Accueil des chercheurs invités
- Gestion des achats récurrents (abonnement revues, ouvrages, matériel informatique, licences, papeterie…)
- Liaison et coordination avec les autres services universitaires, tels que documentation, logistique, communication, patrimoine, Dnum, science ouverte, etc.
- Suivis des indicateurs d’activité, tableaux de bord…
- Archivage bisannuel des documents notamment ceux relatifs à toutes les manifestations et aux publications
Organisation des soutenances de thèses et d’HDR :
- Prise en charge du jury (transport, hébergement, restauration)
- Réservation salle
- Communication
- Accompagnement éventuel des doctorants
Logistique des événements scientifiques :
- Diffusion des appels à communication et à contribution portés par le laboratoire au sein du laboratoire et éventuellement sur les plateformes dédiées
- Élaboration et suivi du budget prévisionnel avec le porteur
- Suivi du programme des manifestations
- Gestion des inscriptions
- Préparation des demandes d’achats (hébergement, transport, restauration, …)
- Accueil des intervenants et des professeurs invités
- Présence éventuelle pendant la durée de l’événement
Gestion du stock et du matériel :
- Achat, stockage et distribution des goodies, suivi du matériel informatique, des licences informatiques, etc.
- Suivi du prêt de matériel
Volet financier
- Demandes d’achats et de devis
- Réservation transports, hébergement, restauration
Volet communication
- Mise à jour du site web du laboratoire, en particulier agenda des événements, mise à jour des listes et CV des membres.
Profil recherché
Une connaissance de l’enseignement supérieur et de la gestion de scolarité est attendue. À défaut une appétence prononcée pour un servir au sein d’un service administratif opérationnel pourra être complétée par une formation et un tutorat métier.
Une capacité de priorisation, de suivis des activités et de coordination des périmètres partagés est nécessaire pour mener à bien la coordination du service de scolarité.
Plus qu’un responsable de service, votre action s’inscrira dans la co-construction avec les agents de la scolarité et les équipes pédagogiques.
Personnalité de solutions, vous saurez apporter des réponses administratives et techniques aux besoins des enseignants et des étudiants dans l’esprit d’un service public bienveillant et respectueux de l’environnement normatif propre à l’enseignement supérieur.
Dans le cadre de la mission convergence, les qualités d’écoute et de conseil sont indispensables. Elles doivent s’inscrire dans un contexte évolutif des besoins et de l’offre de services.
Si la maitrise des outils de bureautique est indispensable, une formation sur les outils métiers vous sera apportée.
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
Connaissances et compétences techniques attendues
- Connaissances de l’université et du contexte et des enjeux de la recherche en France
- Techniques d'élaboration de documents (traitement de texte, tableurs, présentations, etc.)
- Outils de communication numérique
- Connaissance de la langue anglaise (niveau A2 minimum)
- Une connaissance des règles des marchés publics sera un atout
Compétences opérationnelles
- Accueillir et accompagner les chercheurs, doctorants et publics
- Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie
- Savoir rendre compte, solliciter ; savoir signaler un problème
- Faire preuve d’initiative, suggérer des améliorations
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : Word, Excel, suite adobe, Ametys, etc.
- Savoir organiser son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Mettre en œuvre une démarche qualité
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Autonomie
- Réactivité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité
- Rigueur et fiabilité
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université Jean Monnet est une université pluridisciplinaire qui rassemble plus de 20 000 étudiants sur 5 campus à Saint-Étienne et Roanne.
Elle propose une offre de formation dans les domaines sciences, technologies, santé, sciences humaines et sociales, droit, économie, gestion, arts, lettres et langues.
Bénéficiant d’une importante ouverture à l’international, l’UJM offre aussi une expertise toute particulière dans l’accompagnement à la réussite étudiante et à l’insertion professionnelle, dans un cadre de vie étudiante riche et dynamique.
Grâce à sa formation de haut niveau, sa recherche sur des segments de pointe, son attractivité internationale, et la modernisation de ses campus, elle est une université qui se transforme selon un projet d’établissement responsable et humain.
Descriptif du service
La faculté Arts Lettres Langues compte plus de 2.000 étudiants, 7 départements pédagogiques. L’offre de formation comprend 6 mentions de licence comportant 13 parcours et 7 mentions de master comportant 23 parcours.
À propos de l'offre
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Rejoindre l’Université Jean Monnet, c’est :
- Travailler dans un établissement engagé, dans une démarche forte de responsabilité sociétale de l’établissement, avec une attention soutenue sur la qualité de vie et les conditions de travail.
- Évoluer et se former tout au long de sa carrière.
- Assurer un équilibre vie professionnelle / vie personnelle grâce à 49 jours de congés par an, 2 jours par semaine de télétravail, 10 jours de télétravail flottant à l’année et la possibilité de répartir le temps de travail hebdomadaire sur 4.5 jours.
- Bénéficier, tout au long de la carrière, d’un accès à un réelle variété de métiers, à des mobilités et à une évolution professionnelle.
- Travailler pour une mission de service public (la formation et la recherche) au contact d’un public étudiant.
- Pouvoir bénéficier de nombreux accès culture et sport.
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Susceptible d'être vacant à partir du 04/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
